La gestion administrative, enjeu prioritaire de la digitalisation des acteurs de la formation

La gestion administrative, enjeu prioritaire de la digitalisation des acteurs de la formation

La nécessité d’opérer sa transformation digitale n’épargne pas le secteur de la formation. Organismes spécialisés (OF) ou professionnels indépendants doivent tirer parti des opportunités offertes par le numérique pour répondre aux attentes des apprenants et se conformer aux exigences réglementaires.

Le poids de l’activité administrative pénalise les acteurs de la formation

Ces dernières années, les acteurs de la formation ont vu émerger des challenges inédits.

  • En matière de pédagogie, ils doivent adapter le contenu et les méthodes aux besoins des apprenants particuliers et des entreprises.
  • Il leur faut également optimiser leur stratégie commerciale et les processus administratifs.

En effet, au-delà de la recherche de gain d’efficacité, ces professionnels doivent se plier à certaines normes.

L’activité administrative représente d’ailleurs un enjeu majeur de la digitalisation dans le domaine de la formation professionnelle, soumis à une réglementation stricte. Selon une étude de Digiforma, éditeur de logiciel destiné à simplifier la gestion des centres de formation et des formateurs indépendants,

62,5 % des sondés consacrent plus de l’équivalent d’un mois par an à leur gestion administrative. Pour 25,9 % d’entre eux, ces tâches représentent entre 15 à 30 jours par an au total. Seulement 10,6 % de répondants déclarent y passer un temps correspondant à moins de 15 jours.

Les impératifs en la matière sont aussi nombreux que variés. D’après les OF,

La gestion documentaire constitue l’aspect plus chronophage (30 % du temps), suivie par la démarche qualité, la gestion commerciale, les interactions avec les clients, la gestion des formateurs et des sous-traitants, les demandes de financement, etc..

Une comparaison avec l’ensemble des secteurs économiques met d’autant plus en évidence le poids de l’administration pour les organismes de formation, avec 13 % du temps de travail total sur 12 mois pour 62 % des participants à l’enquête, contre une moyenne générale de 7 %. La conséquence est le manque de disponibilité pour des activités stratégiques, dont le pilotage et l’animation des formations.

Le poids de l’activité administrative pénalise les acteurs de la formation

En conséquence, le passage des professionnels de la formation à un modèle économique adapté au numérique s’impose. Pour preuve, l’État s’engage aux côtés des OF dans cette démarche, notamment en faisant évoluer régulièrement la réglementation. En 2018, la réforme du secteur est entrée en vigueur, suivie par l’évolution du Compte personnel de formation (CPF) et de la mission des organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA).

77 % des OF interrogés par Digiforma visent en priorité l’amélioration de la gestion administrative devant le recrutement, la formation proprement dite, ou encore la gestion financière. Ils recherchent une répartition plus équilibrée de leurs efforts afin de libérer le maximum de ressources pour leur cœur de métier. L’adoption de logiciels dédiés est la première étape indispensable de cette transformation. 61,5 % des sondés en sont déjà dotés.

Les formateurs indépendants, de plus en plus nombreux, doivent également intégrer le numérique à leur activité pour rester compétitifs.

Alternative de plus en plus prisée aux régimes classiques, le portage salarial leur permet de s’affranchir des questions administratives.

Avec cette forme d’emploi hybride entre entrepreneuriat et salariat, la totalité des obligations administratives est assurée par la société de portage.

De plus, les salariés portés ont droit à une protection sociale complète :

  • assurance maladie,
  • mutuelle collective,
  • cotisation retraite,
  • l’assurance chômage,
  • formation et congés payés.

Une simulation portage salarial est recommandée pour découvrir les avantages et le fonctionnement du système, en particulier le mode de calcul du revenu net en partant du chiffre d’affaires prévisionnel.

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