Activité externalisée

Définition d’une activité externalisée

Pour certaines de ses activités, l’entreprise peut choisir d’en confier la réalisation à un prestataire externe, dont c’est le métier. Elle a ainsi l’assurance d’un service de qualité, à moindre coût par rapport à la constitution de sa propre équipe dédiée. Elle peut se concentrer sur son corps de métier, pour lequel elle possède les compétences et ressources requises, mais également en flexibilité.

À l’inverse de la sous-traitance, l’externalisation est mise en place sur le long terme. En outre, l’entreprise pilote les missions et assure un suivi régulier du déroulement des opérations.

L’externalisation peut se présenter sous diverses formes, en fonction de la localisation géographique du prestataire : dans le même pays (onshore), dans un pays voisin (nearshore) ou un pays éloigné (offshore).

Le contrat peut porter sur un ou plusieurs services, outsourcés en intégralité ou partiellement, avec certaines tâches assurées par les salariés en interne.

Pourquoi externaliser l’activité d’une entreprise ?

Pour l’entreprise, l’externalisation est un levier de compétitivité et d’économies efficace, offrant de multiples opportunités :

Se libérer de tâches chronophages à faible valeur ajoutée

En confiant ces missions à un prestataire externe, l’entreprise peut recentrer ses effectifs sur les activités principales : développement de produits et services, business development…

Bénéficier de services de qualité

L’entreprise peut bénéficier de services de qualités assurés par des spécialistes pour des activités pour lesquelles l’entreprise ne possède pas l’expertise requise en interne.

Améliorer la productivité et la compétitivité

Le gain de temps obtenu en déléguant des tâches spécifiques à des experts permet à l’entreprise d’améliorer sa productivité et sa compétitivité.

Flexibiliser sa propre structure

En cas de hausse ou de baisse temporaire de l’activité, les dirigeants n’ont pas besoin de procéder à des recrutements, ou à l’inverse, à des licenciements ou à la mise au chômage partiel de ses salariés. La réponse fournie au client est ajustée en fonction de ses besoins.

Réduire les contraintes de gestion du personnel

L’externalisation permet également de réduire les contraintes liées à la gestion du personnel, depuis le recrutement, long et onéreux, jusqu’à l’intégration, la formation, le pilotage au quotidien, etc.

Maîtriser le budget et la trésorerie

En définissant contractuellement le prix et la durée des activités externalisées, l’entreprise peut maîtriser son budget et sa trésorerie plus efficacement, sans risque de mauvaises surprises.

Développer ses compétences internes

L’entreprise peut développer ses propres compétences et optimiser ses processus grâce aux savoir-faire et aux bonnes pratiques apportés par le prestataire spécialisé.

Réduire les risques associés

En réduisant les risques associés à certaines fonctions, l’entreprise limite le risque d’erreur pouvant conduire à de lourdes sanctions : pénalités, amendes, redressement fiscal ou social…

Assurer la continuité des activités

L’entreprise peut assurer la continuité des activités sans avoir à recourir à des salariés supplémentaires. En effet le prestataire a la charge de remplacer les agents absents et de maintenir le service pour lequel il s’est engagé.

Quelles sont les activités à externaliser ?

Généralement, les activités externalisées sont les fonctions supports qui ne risquent pas d’avoir un impact stratégique sur le fonctionnement général de l’entreprise, même si elles restent indispensables :

• l’informatique et le digital : exploitation et maintenance du système d’information, développement de logiciels et d’applications ;
• les ressources humaines : recrutement, gestion de la paie, déclarations sociales, formations du personnel… ;
• la finance : tenue de la comptabilité, facturation, établissement des inventaires et des comptes annuels et autres documents financiers, fiscalité ;
• le juridique ;
• la communication (relations presse, conception de supports…), le marketing (veille stratégique) et le webmarketing (mailing, création et modération de sites web corporate ou sites e-commerce, rédaction web, référencement, community management…) ;
• la prospection et la vente ;
• le centre d’appels ;
• la gestion du service client : traitement des emails, gestion de l’assistant virtuel… ;
• le télésecrétariat ;
• la saisie de données ;
• l’accueil téléphonique et physique ;
• la sécurité ;
• la logistique : prise et suivi des commandes, transport, livraison ;
• l’entretien ;
• le service après-vente : gestion des réclamations…

Externalisation d’activité : l’alternative du portage salarial

L’externalisation des activités, notamment via le portage salarial, s’avère être une solution intéressante pour les entreprises en quête de flexibilité et d’expertise. Le portage salarial permet à l’entreprise de bénéficier de compétences spécialisées sans les contraintes liées à l’emploi, et s’inscrit dans une logique d’optimisation des ressources et de maîtrise budgétaire.

L’entreprise cliente tire profit de l’expertise du consultant, tout en déléguant la gestion administrative et salariale à la société de portage.

Le consultant, quant à lui, conserve son autonomie tout en bénéficiant des avantages d’un salarié.

Cette relation tripartite, offrant sécurité pour le freelance et souplesse pour l’entreprise, s’avère particulièrement pertinente dans le contexte économique actuel.