Externalisation paie

L’externalisation de la paie, c’est quoi ?

L’embauche, la gestion quotidienne et la rupture du contrat d’un salarié impliquent de nombreuses obligations pour l’entreprise, sans compter le coût. C’est la raison pour laquelle elle opte souvent pour la délégation des tâches correspondantes à un cabinet spécialisé, à un expert en freelance, à un éditeur de logiciel de paie, ou à un expert-comptable. Le prestataire peut ainsi se voir confier une diversité de missions :

• la déclaration unique d’embauche (DUE) ;
• la rédaction des contrats ;
• la gestion des congés et arrêts de travail ;
• la saisie et le contrôle des données utilisées pour le calcul de la rémunération de chaque salarié : nombre d’heures/de journées travaillées dans le mois, heures supplémentaires, absences, congés, primes…
• l’édition des bulletins de salaire ;
• la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ;
• l’intégration des données relatives à la paie dans la comptabilité ;
• le prélèvement à la source (PAS) ;
• la transmission de l’attestation de salaire transmise à la CPAM ou l’attestation employeur à communiquer à Pôle Emploi ;
• le calcul du solde de tout compte et rédaction des documents en fin de contrat (démission, rupture conventionnelle, licenciement) ;
• l’archivage sécurisé des documents administratifs du personnel (contrats de travail, attestations ASSEDIC, certificat de travail, etc.) ;
• le conseil en droit social ;
• la création de tableaux de bord pour le suivi de la masse salariale.

En contrepartie de l’accomplissement de ces tâches, le prestataire perçoit des honoraires définis en début de contrat.

Pourquoi externaliser la gestion de la paie ?

La paie est l’une des activités les plus fréquemment externalisées par les entreprises, partiellement ou en intégralité. Les avantages attendus d’une telle stratégie sont multiples :

• L’accès à des experts, qui maîtrisent l’aspect technique, mais également le droit social, le droit du travail, les conventions collectives de chaque branche d’activité, la comptabilité, la finance, les bonnes pratiques et les dernières technologies en la matière. Ces derniers assurent le suivi des évolutions légales, activité fastidieuse et coûteuse, avec l’introduction des procédures déclaratives en ligne, l’adaptation des règles au télétravail et au chômage partiel depuis la crise sanitaire. C’est la garantie pour l’entreprise que sa paie est traitée dans le respect de toutes les dispositions légales en vigueur.
• Un gain de temps précieux grâce à la délégation de tâches souvent chronophages et requérant une grande attention. Les équipes RH en interne peuvent se consacrer pleinement à la gestion des talents et au bien-être des collaborateurs, qui sont des enjeux cruciaux.
• Un transfert du risque pour des activités strictement encadrées par la loi (calcul des rémunérations, déclarations sociales et fiscales…) et préjudiciables à l’entreprise en cas d’erreur : sanctions de l’URSSAF ou de l’administration fiscale, contentieux prudhommaux en cas de désaccord avec un salarié, majorations en cas de paiement en retard des cotisations et contributions diverses.
• Des économies substantielles sur la masse salariale, ainsi que sur les investissements liés à la gestion de la paie, notamment les logiciels. Certains experts évaluent à 20 % à 30 % la diminution de la dépense globale permise par une externalisée de la paie, cela grâce aux économies d’échelle réalisées par le prestataire.
• Des services et une tarification sur mesure en fonction des tâches externalisées et du budget disponible, ce qui permet au client d’optimiser la gestion de sa trésorerie.
• Un regard neuf et élargi sur les problématiques de l’entreprise, qui bénéficie de conseils pour optimiser sa gestion RH et alléger ses coûts.

Les étapes du processus de l’externalisation de paie

L’externalisation de la paie est un processus en plusieurs étapes :

1. La définition exhaustive et précise des besoins de l’entreprise : externalisation totale ou partielle, budget… ;
2. La réalisation d’une analyse comparative entre internalisation et externalisation ;
3. La recherche et la sélection du bon prestataire sur la base des critères suivants : ressources disponibles, compétences, expérience, références ;
4. La signature du contrat d’externalisation, qui détaille les missions externalisées, les ressources humaines et matérielles requises, les procédures (transmission de données, etc.), le calendrier, le tarif ;
5. Le déploiement d’un système de suivi des tâches externalisées.

Quel est le coût d’une externalisation de paie ?

Le tarif pour l’externalisation de la paie varie suivant l’effectif de l’entreprise, car les prestataires ne facturent pas le même montant à une PME qui compte 10 salariés et un groupe qui emploie 500 personnes. Bien entendu, l’étendue des missions outsourcées est déterminante, tout comme les contraintes et exigences spécifiques du client.

Le coût varie souvent entre 15 et 30 € par bulletin de salaire chaque mois pour une société ayant 10 collaborateurs. Le tarif est dégressif : il descend à 23 € mensuel pour un effectif de 10 à 25 salariés, et à 21 € au-delà de 25 employés, avec des possibilités de négociation à la baisse plus importantes pour les entreprises ayant des effectifs conséquents.

D’autres prestations coûtent potentiellement plus cher, comme l’établissement d’un contrat de travail, facturé entre 50 € et 100 € ou encore la rédaction d’un avenant à ce contrat, dont le prix est compris entre 10 € et 20 €. D’autres ne se basent pas à l’unité, mais appliquent un taux horaire. Cela peut être le cas par exemple pour du conseil en droit social, éventuellement associé à un nombre limité de questions par an.)

La sélection d’un prestataire de gestion de la paie dépend largement de sa proposition financière. Le type et la taille de l’entreprise prestataire influent également sur sa politique tarifaire.

L’entreprise doit s’assurer d’être en mesure de supporter ce coût avant de s’engager. Une comparaison avec la charge induite par une internalisation de la paie est en outre indispensable pour vérifier la pertinence du recours à un partenaire extérieur.