Externalisation secrétariat

L’externalisation d’un secrétariat, c’est quoi ?

Externaliser le secrétariat consiste à confier cette fonction à un prestataire indépendant. Il peut s’agir d’un travailleur freelance ou d’une société spécialisée dans les services aux entreprises.

En principe, le service proposé par le prestataire externe inclut toutes les tâches incombant à la secrétaire traditionnelle :

• gestion des appels téléphoniques,
• prise de rendez-vous,
• réception et transmission des courriers,
• saisie des documents,
• etc.

Selon les besoins de l’entreprise ou de l’entrepreneur, la secrétaire externe peut s’occuper des tâches supplémentaires comme répondre aux courriers, gérer l’agenda, préparer les réunions et rédiger le compte-rendu, préparer et publier les newsletters, ou encore relancer les clients.

Souvent, l’externalisation du secrétariat intéresse les TPE et les autoentrepreneurs qui souhaitent alléger leurs charges de travail afin de pouvoir concentrer les efforts au développement de l’activité principale.

Secrétariat externalisé et externalisation administrative : quelles différences ?

Comme son nom l’indique, l’externalisation administrative concerne toutes les tâches administratives de l’entreprise, y compris le secrétariat. Dans ce cas, le prestataire se charge à la fois de la gestion des commandes, des factures et des créances, mais aussi de la gestion des courriers, des appels, etc.

À la différence de la secrétaire externe qui s’occupe uniquement des tâches qui lui sont confiées, le prestataire chargé des tâches administratives assure à la fois un rôle opérationnel et de consultation. Ce dernier ne se limite pas ainsi à la réalisation des tâches administratives de l’entreprise cliente, mais fournit également des recommandations et des conseils visant à optimiser ses performances.

Pourquoi opter pour un secrétariat externalisé ?

Une entreprise qui choisit d’externaliser son secrétariat peut non seulement se focaliser sur le développement de son activité principale, mais bénéficie également d’autres avantages comme l’économie sur les charges de salaires et les coûts d’exploitation, la récupération de la TVA, le gain du temps et l’allègement de la charge de travail.

D’autre part, l’avantage de l’externalisation réside également dans la flexibilité. Il est en effet possible de déléguer de manière ponctuelle des tâches particulières (en cas de manque de personnel ou de pic d’activités), et de ne payer que les services rendus par le prestataire. L’entreprise peut ainsi maîtriser plus facilement son budget, en particulier si elle ne dispose pas de ressources suffisantes pour recruter une secrétaire à temps plein.

Autre avantage significatif : la simplicité. Après la signature du contrat de prestation de service, la secrétaire externe est opérationnelle de suite. Contrairement à l’embauche ou l’intérim, l’entreprise n’a pas de déclarations à faire ni de documents à préparer. Elle doit tout simplement régler la facture que le prestataire lui remet.

Comment bien choisir son prestataire pour externaliser un secrétariat ?

Le choix d’un prestataire ne peut pas se faire au hasard. Il est primordial de vérifier un certain nombre de points avant d’engager un professionnel indépendant ou une entreprise spécialisée dans l’externalisation du secrétariat :

Sa réputation

Il importe de demander des références de clients et d’analyser son offre. Celle-ci devrait inclure différents éléments tels que le processus, la méthode de fonctionnement, et les valeurs, et permettre d’apprécier son professionnalisme.

Le modèle et le niveau de service proposé

Il convient de choisir un prestataire capable d’ajuster le niveau de son service à l’évolution des besoins de l’entreprise. Son expérience et ses compétences techniques devraient contribuer à l’amélioration des performances de son client, et pour justifier cela, le professionnel doit être en mesure de mettre en avant une approche pragmatique ayant déjà fait ses preuves auprès d’autres clients.

Le coût du service

Afin de rationaliser le coût de l’externalisation du secrétariat, il est préférable d’engager un prestataire qui propose une offre flexible :

• sans engagement et pouvant être personnalisée en fonction des besoins du client,
• des horaires et charges de travail pouvant être ajustés aux impératifs de l’activité,
• etc.