Comment faire un plan d’action ?

Définition d’un plan d’action

L’établissement d’un plan d’action est une étape très importante dans le cadre du management d’entreprise. En effet, il permet de mettre en œuvre les différentes stratégies qui ont été formulées et imaginées par le dirigeant. Grâce au plan d’action, les responsables de chaque service pourront concrétiser plus facilement tous les objectifs qui leur sont alloués. Il est par exemple utilisé dans les départements :

• Marketing ;
• Qualité ;
• Ressources humaines ;

Bien que chaque métier et secteur d’activité aient ses propres spécificités, la forme du plan d’action est toujours la même. Il en est de même pour les principes et méthodologies. Afin de faciliter son utilisation, il est généralement établi sous forme de tableau dans lequel figure les informations ci-après :

• Les différentes actions à mettre en œuvre ;
• Les responsables des actions ou des tâches ;
• La date butoir ;
• La durée prévue pour la réalisation des actions ;
• Les ressources à utiliser.

L’intérêt d’un plan d’action

Le plan d’action figure parmi les outils les plus incontournables au sein des entreprises. En effet, il permet aux différents responsables de gérer plus facilement l’activité tout en évitant les imprévus. C’est pourquoi sa conception doit s’effectuer rigoureusement avec la concertation des responsables au sein des différents services concernés. Voici les principales raisons qui justifient la mise en place d’un plan d’action :

• Connaître la liste exhaustive des tâches à effectuer ;
• Optimiser l’utilisation des différentes ressources : humaines, matérielles et financières ;
• Gérer plus efficacement le temps de réalisation de chaque tâche ;
• Anticiper les problèmes ou les risques : prévoir des solutions de repli ;
• Motiver les collaborateurs et employés dans la réalisation de leurs tâches respectives ;
• Impliquer toute l’équipe dans l’atteinte des objectifs.

Comment élaborer un plan d’action ?

L’élaboration d’un plan d’action ne doit pas s’improviser. Il faut toujours s’assurer que les travaux à mettre en œuvre puissent réellement contribuer à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Voici la liste des 10 étapes à suivre pour mettre sur pied un plan d’action pertinent :

• Déterminer l’objectif à atteindre ;
• Faire un constat de la situation actuelle : utilisation de la matrice SWOT ;
• Déterminer l’objectif SMART ;
• Diviser l’objectif en sous-objectifs SMART ;
• Identifier les obstacles et définir une marge de sécurité ;
• Déterminer les différentes variantes ;
• Utiliser son réseau pour atteindre son objectif en cas de difficulté ;
• Faire la liste des ressources nécessaires pour gérer efficacement le projet ;
• Estimer le temps nécessaire pour l’atteinte des objectifs ;
• Détecter les failles ou incohérences dans le plan établi.

Les avantages d’un plan d’action

La création d’un plan d’action présente de nombreux avantages pour l’entreprise. Cet outil permet de gérer plus efficacement l’activité, car tout est planifié à l’avance. Ainsi, les responsables peuvent anticiper les risques pour une meilleure réactivité. En cas de retard par exemple dans la réalisation des tâches intermédiaires, des mesures seront prises immédiatement. Par ailleurs, il ne faut pas oublier que le plan d’action est un moyen très efficace pour motiver toute l’équipe.

Voici une liste des 10 avantages apportés par le plan d’action pour les entreprises :

• Faire des prévisions réalistes et pertinentes ;
• Réaliser une meilleure économie des ressources ;
• Identifier les activités les plus importantes ;
• Traduire les intentions en objectifs concrets ;
• Anticiper les obstacles ;
• Optimiser les moyens à disposition ;
• Fixer des délais réalistes pour la réalisation des tâches ;
• Une meilleure réflexion sur les activités à réaliser ;
• Savoir identifier les tâches prioritaires ;
• Disposer d’une solution de rechange en cas de problème.

Grâce au plan d’action, rien n’est laissé au hasard. Ainsi, l’entreprise est certaine d’atteindre ses objectifs. Malgré les obstacles et les imprévus, elle peut toujours avancer grâce à la mise en place d’une solution de repli.

Comment réussir un plan d’action ?

La mise en place d’un plan d’action n’est pas toujours facile. Pour ne pas perdre son temps et afin d’obtenir un résultat rapide, il faut que l’objectif soit concret et bien précis. Cela va faciliter la détermination des plans d’action. Par ailleurs, il est fortement déconseillé de tout prévoir, car cela va retarder le démarrage des actions. Il suffit de préciser les étapes les plus importantes et d’ajouter d’autres actions intermédiaires au fur et à mesure. Enfin, il ne faut pas hésiter à utiliser les outils comme FreeMind qui sont très efficaces pour élaborer une stratégie d’action.

Les pièges à éviter

Son élaboration exige de l’analyse et une bonne réflexion. En effet, il va servir de guide pour les différents responsables. Pour que cet outil puisse contribuer efficacement à l’atteinte des objectifs, il doit être réalisé avec soin. Voici quelques exemples de pièges qu’il faut éviter absolument :

• Encombrer le plan d’action avec des détails inutiles ;
• Établir un plan d’action avant même la fixation des objectifs ;
• Oublier d’évaluer les résultats après les actions ;
• Ne pas communiquer suffisamment avec les destinataires du plan d’action.

Afin de garantir le succès du plan, il faut que tous les collaborateurs s’impliquent personnellement dans sa mise en œuvre. Ainsi, il ne doit pas être conçu discrètement par le responsable. De plus, il faut également donner suffisamment d’informations aux personnes à qui les tâches sont déléguées. C’est nécessaire pour que les actions soient exécutées comme il faut.

Enfin, il ne faut pas oublier de mesurer les résultats pour pouvoir apprécier l’efficacité du plan d’action mis en place. Dans le cas où les actions menées n’auraient pas apporté le fruit escompté, il faut prendre les mesures nécessaires.

Les outils utiles

L’établissement d’un plan d’action requiert l’utilisation d’un outil efficace comme Workflowy, MeisterTask, Trello ou encore Asana. Le premier logiciel convient surtout aux projets en solo ou individuels qui n’impliquent pas nécessairement l’intervention d’une équipe toute entière. Son principal avantage, c’est qu’il permet d’établir un plan d’action rapide, mais efficace. Très pratique, ce logiciel offre des fonctionnalités très pratiques qui facilitent l’exploitation des documents. Il est par exemple possible de zoomer ces derniers de façon illimitée.

MeisterTask est l’outil idéal pour la gestion des projets collaboratifs avec la participation d’une quinzaine de personnes. Il est très apprécié pour sa facilité d’utilisation. De plus, comme l’outil est entièrement personnalisable, il peut s’adapter aux besoins de chaque utilisateur. Trello et Asana figurent également parmi les outils à privilégier pour ceux qui veulent créer un plan d’action fiable et efficace.

Pour ceux qui n’envisagent pas d’utiliser un logiciel, Excel demeure la meilleure alternative. C’est l’outil le plus classique des gestionnaires de projet.