Pour attester la souscription auprès du RCS, l’extrait Kbis est nécessaire. Il s’agit de la carte d’identité de l’entreprise. En d’autres termes, c’est une pièce qui contient toutes les données concernant l’établissement. Outre les renseignements classiques, les éventuelles procédures collectives y figurent également. La digitalisation des procédés est en cours actuellement, désormais le Kbis numérique est accessible.
Une entreprise qui dispose d’un extrait Kbis est naturellement considérée comme légale. En effet, la souscription au RCS est le seul moyen de s’en acquérir. D’ailleurs, le manquement à cette inscription est passible de lourdes sanctions.
C’est un document important car les partenaires et organismes rattachés à l’entreprise l’exigent. Les banques, les assureurs, les fournisseurs… réclament cette pièce tenue actualisée. Même si l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité officielle, il doit être mis à jour chaque trimestre.
Toutefois, il s’agit d’un imprimé public et peut donc être consulté par tous ceux qui en font la demande. Le numéro de SIREN permet d’y avoir accès.

Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?

L’inscription auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est un passage obligatoire pour toutes les entreprises. À partir de cette souscription est fourni l’extrait Kbis. Il s’agit alors d’une pièce attestant l’identité d’une société. C’est la preuve de son existence juridique.

Souvent, l’extrait Kbis est demandé lors des échanges professionnels comme les réponses aux appels d’offres, les relations bancaires…

On distingue 2 types de pièces, à savoir :

  • L’extrait K pour les entreprises individuelles ;
  • L’extrait Kbispour toute personne morale.

Délivré par un greffe du tribunal, ce document est un récapitulatif de la situation financière d’une entreprise. Outre l’identité sociale de cette dernière, l’extrait Kbis contient également des informations sur les représentants officiels de l’établissement. Aussi, il comporte les éventuelles procédures collectives auxquelles fait face l’entreprise lors de sa délivrance.

Quel est l’intérêt d’un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est la preuve de l’inscription de la société auprès du RCS. Il est fréquemment requis lors des échanges avec la banque dans le cadre professionnel. Il en est de même pour les candidatures aux appels d’offres publics. Pour être valide, il est nécessaire de présenter un extrait Kbis de moins de 3 mois.

Tout individu peut s’adresser au greffe du tribunal pour demander ce document concernant une entreprise. En effet, cette pièce permet facilement et concrètement de vérifier tout ce qui est en rapport avec un établissement.

Pour les secteurs d’activité autres que commerciales, il existe des équivalents de l’extrait Kbis :

  • L’extrait K d’auto-entrepreneur ;
  • L’extrait d’immatriculation D1 pour ceux qui opèrent dans l’artisanat.

Une entreprise non inscrite auprès du RCS ne peut avoir d’extrait de Kbis. Cependant, il est important de connaître que cette situation est accusée de travail dissimulé.

Qui doit avoir un Kbis ?

Toute entreprise commerciale doit obligatoirement avoir un Kbis. Officiellement, ce dernier est l’appellation de la pièce destinée aux personnes morales. Celles physiques disposent de l’extrait K.

Il peut être requis par tous les partenaires de l’entreprise. D’ailleurs, il est possible de s’en procurer directement en s’adressant au greffe du tribunal du commerce. Aussi, un site web est disponible pour la demande. Il suffit de renseigner le numéro de SIRET/SIREN ou la dénomination sociale de l’entreprise.

D’une manière générale, ceux qui ont besoin de l’extrait Kbis d’un établissement le demandent auprès de son dirigeant. En effet, des frais sont à prévoir pour l’obtention de cette pièce. Ils varient selon les moyens utilisés pour l’obtenir :

  • 3,91 euros si c’est par courrier ;
  • 3,53 euros si c’est via Internet ;
  • 2,82 euros si le retrait s’effectue sur place.

Où peut-on obtenir un extrait Kbis ?

Il existe 3 possibilités pour demander l’extrait Kbis, au greffe du tribunal concerné, par courrier ou via Internet. Ce dernier est le plus aisé, il suffit d’aller sur le site Infogreffe et de renseigner les informations demandées. Ce document doit être certifié par le greffier juridiquement compétent.

Il est accessible à tous ceux qui en font la demande étant données que les informations sont publiques.

Les entreprises qui ont besoin de cette pièce régulièrement sont conseillées d’en faire la requête en ligne. En effet, l’obtention d’un extrait Kbis y est automatique et ponctuelle.

Certains sites peuvent également fournir les informations de cette pièce. Toutefois, l’actualisation des renseignements connaît un décalage entre 2 à 4 semaines. Aussi, les extraits Kbis délivrés par Infogreffe ou le greffe sont les seuls valables sur le plan administratif.

Quel délai pour obtenir un extrait Kbis ?

La date de dépôt de la demande sert de référence pour le délai d’obtention de l’extrait Kbis. Ce dernier est obtenu, en général, 4 à 8 jours après. Toutefois, cette durée est en fonction de la charge de travail au sein du tribunal. En effet, lors des périodes de vacances, il faut prendre un peu plus de marge. L’effectif y est réduit.

Afin d’être plus efficace, il est conseillé de faire appel à un expert-comptable. Il est plus habile dans cette tâche et les risques d’erreur sont réduits.

Vu que le Kbis est requis pour le déblocage des fonds, il est préférable de l’avoir tôt. La dématérialisation est une façon rapide d’opérer. 24 heures sont requises pour obtenir ce document par email. La version physique est reçue en 2 jours.

Comme il faut renouveler l’extrait Kbis tous les 3 mois, il est également faisable d’anticiper ses demandes. Pour ce faire, il suffit de choisir l’option d’envoi automatique. La société recevra le document tous les trimestres.

Quelles informations contiennent un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est la carte d’identité de la société. De ce fait, il doit contenir toutes les données qui permettent de la distinguer.

À savoir :

  • La dénomination sociale, la forme juridique, l’adresse, le capital social ;
  • Le numéro de SIREN ;
  • Le code NAF ;
  • La date de création et la durée de vie ;
  • Le nom de domainedes sites de la société ;
  • Les établissements secondaires qui se trouvent dans l’Union européenne ;
  • Les différents éléments d’immatriculation comme les dates de souscription au greffe et de la constitution ;
  • Les identités des mandataires sociaux, dirigeants ou premiers responsables ;
  • Les éventuelles procédures collectives.

Quel est le délai de validité d’un Kbis ?

Officiellement, l’extrait Kbis n’a pas de limite de validité. Toutefois, vu qu’il comporte des mentions sur les éventuelles procédures collectives, les organismes exigent souvent une mise à jour chaque trimestre.

De ce fait, il est conseillé de demander son envoi périodique sur le site Infogreffe. La procédure est simple, elle se fait lors de la demande en ligne. Pourtant, la durée de cette expédition régulière ne peut dépasser 24 mois.

L’adresse d’expédition est, par défaut, celle indiquée lors de l’inscription. Il est quand même possible de modifier ce lieu de destination.

Néanmoins, il est nécessaire de garder les précédents extraits Kbis. Ils peuvent toujours être utilisés.

Quel est le prix d’un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis a souvent été en version papier. Avec le développement de la technologie, le Kbis numérique est désormais accessible.

Cette dernière option est exclusivement destinée aux chefs d’entreprise. Il existe des sites dédiés à la demande. Pour y avoir accès, il faut posséder des identifiants et se connecter à son compte.

À propos de l’extrait Kbis en version papier, les frais sont variables. Il appartient au greffe de les déterminer. Les 4 premiers sont gratuits. Effectivement, l’entreprise les a payé par le biais des frais d’immatriculation.

2,69 euros sont requis pour un Kbis demandé auprès du greffe. Pour un envoi par courrier, le coût est de 4,03 euros. Dernièrement, la mise à disposition par courrier électronique vaut 3,37 euros.

Qu’en est-il du Kbis numérique ?

À partir de novembre 2019, le Kbis numérique a été mis à la disposition des chefs d’entreprise. En effet, il est requis d’actualiser son extrait K tous les 3 mois. Afin de faciliter cette démarche, ce service a été créé par les greffiers des tribunaux de commerce.

Il s’agit d’un dispositif en ligne, entièrement gratuit. Des sites ont été créés en ce sens. Pour y avoir accès, il faut renseigner les informations sur l’utilisateur ainsi que la preuve scannée de sa carte d’identité. Le mot de passe est confirmé par message. Des vérifications sont effectuées sur les bases des données du RCS et la procédure est terminée.

Le Kbis numérique est la première étape pour le tribunal digital. Ce dernier vise à dématérialiser les procédures liées à la gestion et à la création d’entreprise commerciale.

Toutefois, pour les demandes effectuées par un tiers, autre que le dirigeant, les extraits Kbis sont payants.

Concernant les travailleurs en profession libérale et les artisans, ils ne peuvent pas y avoir accès. Ils ne sont formellement pas inscrits sur le RCS. Cependant, l’équivalent du Kbis peut être demandé. On parle des extraits D1, D2 ou avis de situation.

Que se passe-t-il si un professionnel n’a pas d’extrait Kbis ?

La surveillance du RCS est attribuée à l’URSSAF. Communément, toutes les entreprises commerciales doivent y être inscrites. Et donc, elles nécessitent de disposer d’un extrait Kbis.

Pour les établissements qui n’en ont pas, les sanctions sont conséquentes. Des astreintes sont à acquitter jusqu’au règlement de la situation. Il est possible que l’entreprise soit soumise à la vigilance d’un juge dédié afin qu’elle soit correctement immatriculée.

L’omission de la souscription au RCS peut être considérée comme un délit de travail dissimulé. Les sanctions correspondantes en sont très lourdes. En effet, à part l’emprisonnement de 3 ans, l’amende de 45 000 euros aussi est à payer. Néanmoins, cela reste un cas extrême et n’est appliqué que si l’intention du dirigeant de l’entreprise a été volontaire.