Frais professionnels en portage salarial : le guide pratique

L’un des avantages du portage salarial est la possibilité de récupérer des frais professionnels : certaines dépenses engagées dans le cadre de son activité peuvent être remboursées au consultant porté ou exemptées de cotisations sociales afin d’optimiser la rémunération.

Mais tous les types de frais professionnels ne peuvent pas être déclarés par le consultant. Quelles sont les différentes catégories de dépenses ? Quels frais peuvent être acceptés ou refusés ? Voici le guide pratique des frais professionnels par ITG.

Frais professionnels en portage salarial : de quoi parle-t-on ?

En portage salarial, les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par un consultant dans le cadre de son activité professionnelle.

Ces frais, avancés par le consultant, sont liés à l’exécution d’une mission ou au fonctionnement de l’activité : déplacement, hébergement, repas ou achat de matériel. Sur présentation de justificatifs, ces dépenses sont remboursées par l’entreprise cliente ou déduites du chiffre d’affaires hors taxe avant le calcul du salaire brut. Leur impact sur la rémunération peut être évalué à l’aide d’un outil de simulation proposé par la société de portage.

L’un des principaux avantages réside dans le fait que ces montants ne sont pas soumis aux cotisations sociales. Contrairement au salaire, ils ne sont pas intégrés dans l’assiette de calcul des cotisations versées à l’URSSAF (Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales), ce qui permet d’augmenter le revenu net du salarié porté.

Toutes les dépenses ne peuvent cependant pas être considérées comme des frais professionnels : elles doivent faire l’objet d’une distinction entre frais personnels, frais de mission et frais de fonctionnement.

Les deux catégories de frais professionnels

En portage salarial, les frais professionnels se répartissent en deux catégories.

• Les frais de mission correspondent aux dépenses liées à une mission réalisée pour un client. Il peut s’agir de frais de déplacement vers le lieu de travail du client ou d’un hébergement temporaire. Ces frais sont refacturables au client, car ils ont fait l’objet d’une négociation entre le salarié et l’entreprise lors de la signature du contrat commercial.
• Les frais de fonctionnement concernent quant à eux les dépenses nécessaires au développement et au fonctionnement de l’activité du consultant. Ils peuvent inclure l’achat de matériel, un abonnement à un logiciel professionnel ou encore les dépenses consacrées à la formation. Ces montants ne peuvent pas être refacturés au client.

Les frais professionnels acceptés en portage salarial

Les frais de déplacement

Les frais de déplacement représentent l’une des dépenses les plus fréquentes pour les consultants portés. Ils incluent notamment :

• Les billets de train, d’avion ou de transports en commun ;
• Les taxis ou les VTC (Véhicules de Tourisme avec Chauffeur) utilisés dans le cadre d’une mission ;
• La location d’un véhicule sur une courte durée ;
• Les frais de parking ou de péage.

Il existe ainsi deux types de forfaits selon les déplacements : le forfait grand voyageur et le forfait petit voyageur, dépendant des barèmes de l’URSSAF.

Les indemnités kilométriques peuvent également être prises en compte lorsque le consultant utilise son véhicule personnel pour se rendre chez un client. Leur montant en euros repose sur le barème kilométrique fixé chaque année par l’administration fiscale.

Ces frais sont déduits du chiffre d’affaires ou refacturés au client selon les modalités définies dans le contrat.

Les frais d’hébergement et de restauration

Lorsqu’une mission implique un déplacement loin du domicile, certains frais peuvent être remboursés. Il peut s’agir :

• Des frais d’hôtel ou d’hébergement temporaire ;
• Des repas pris dans le cadre de déplacements professionnels.

Ces dépenses doivent rester raisonnables et cohérentes avec le cadre de la mission. Le consultant doit conserver les justificatifs pour les déclarer dans sa note de frais mensuelle.

Les frais liés à l’activité professionnelle

Certaines dépenses liées au fonctionnement de l’activité peuvent également être considérées comme des frais professionnels. Parmi les plus courantes, on retrouve :

• L’achat de matériel informatique ;
• Les logiciels professionnels nécessaires à la mission ;
• Un abonnement téléphonique ou internet mensuel utilisé pour le travail ;
• L’hébergement d’un site web professionnel ;
• Un espace de coworking ;
• Les charges de copropriété, la taxe foncière, une fraction du loyer et l’assurance habitation en cas de télétravail.

Les frais de formation et de développement des compétences

Les consultants portés doivent régulièrement mettre à jour leurs compétences pour rester compétitifs sur le marché. Les frais liés à la formation professionnelle peuvent donc être pris en compte, notamment :

• Les formations et les certifications professionnelles ;
• Les conférences, les salons et les événements liés au métier ;
• La documentation professionnelle consacrée à l’activité, telle que les livres et les revues.

Les dépenses qui ne passent pas en frais professionnels

Toutes les dépenses ne peuvent pas être considérées comme des frais professionnels. Certaines sont systématiquement refusées, comme :

• Les dépenses personnelles, telles que l’achat de vêtements non professionnels ou les abonnements utilisés à titre privé ;
• Les achats sans lien direct avec l’activité, comme le matériel informatique non utilisé pour les missions ou les formations n’ayant rien à voir avec le métier ;
• Les frais sans justificatifs, pour lesquels il est impossible de prouver la réalité de la dépense.

Les bonnes pratiques pour gérer ses frais professionnels

Quelques bons réflexes permettent aux salariés portés d’optimiser leur rémunération tout en respectant les règles fiscales :

• Conserver tous les justificatifs : factures, tickets et notes de frais doivent être archivés, non seulement pour les présenter au client ou à la société de portage, mais aussi pour les soumettre à l’administration fiscale en cas de contrôle ;
• Anticiper les frais lors de la négociation d’une mission, pour les intégrer directement au contrat ou au devis, ou bien les inclure dans le TJM (Taux Journalier Moyen) ;
• Utiliser les outils proposés par la société de portage pour gérer les frais professionnels.