Frais kilométriques en portage salarial

Quels frais kilométriques en portage salarial ?

Dans le cadre de la réalisation de ses missions, le consultant en portage salarial peut être amené à avancer divers frais : transport, restauration, hébergement dans le cas de déplacements de longue durée loin de son domicile, etc. Ceux-ci entrent dans l’une des catégories de frais professionnels :

• les frais de mission pris en charge par l’entreprise cliente selon les conditions convenues au départ ;
• les frais de fonctionnement, dont une partie est remboursée par la société de portage.

S’agissant des coûts de déplacements, ils sont englobés dans les « frais kilométriques », et couvrent :

• le prix d’acquisition de la voiture et de ses équipements ;
• les frais de carburant ;
• la cotisation annuelle pour l’assurance automobile ;
• les dépenses d’entretien.

Sont en revanche exclus les frais de stationnement et de péage, qui sont remboursés au réel sur la base des factures ou reçus.

Dans la mesure où ils constituent des notes de frais, les frais kilométriques sont déductibles de l’assiette de calcul de l’impôt sur le revenu du consultant en portage salarial et sont exonérés des cotisations patronales et salariales.

Le salarié porté qui utilise son véhicule à titre professionnel et qui déclare plus de 15 000 km en note de frais sur l’année est redevable de la taxe sur les véhicules de société (TVS), comme toute société à but lucratif.

• Les IK du « petit voyageur » (PV)

Les indemnités kilométriques (IK) du travailleur porté peuvent passer en frais de mission auprès de ses clients selon le barème établi par l’URSSAF. Trois conditions sont imposées :

• 50 km ou plus séparent le domicile du lieu de travail et le trajet aller dure au minimum 1h30 en transports en commun ;
• les transports en commun sont inexistants ;
• le consultant regagne son domicile chaque soir.

En sus, il doit joindre une photocopie de la carte grise du véhicule et de l’attestation d’assurance auto.

• Le forfait « grand voyageur » (GV)

Le salarié porté est dit « grand voyageur » lorsqu’il effectue une mission qui l’empêche de regagner son domicile tous les soirs. Il bénéficie par conséquent des indemnités kilométriques dans le cadre du forfait grand voyageur, en plus des forfaits repas et logement.

Quelles sont les conditions pour bénéficier de frais kilométriques en portage salarial ?

Pour que le client accepte le paiement des indemnités kilométriques, le salarié porté doit satisfaire aux conditions suivantes :

• le déplacement doit être justifié par l’exercice de son activité professionnelle ;
• l’utilisation de la voiture ou du deux roues est contrainte, en raison de l’indisponibilité des moyens de transport en commun entre les lieux de résidence et de travail, ou à cause des conditions d’exercice de l’activité, par exemple lorsque les horaires de travail sont étendus ou décalés. Cela concerne principalement les professionnels itinérants tels que les commerciaux ou les négociateurs immobiliers. Ainsi, l’utilisation d’un véhicule pour convenances personnelles ne permet pas de bénéficier d’un remboursement.

Tous les jours, le salarié porté doit consigner ses déplacements dans un tableau en précisant la date, les lieux de départ et d’arrivée, le kilométrage parcouru, ainsi que le motif du trajet. Ce récapitulatif doit ensuite être transmis au client.

Enfin, le consultant porté doit fournir une photocopie de la carte grise à son nom ou le cas échéant au nom de son conjoint, en y joignant une copie du livret de famille ou du PACS.

Comment sont calculés les frais kilométriques en portage salarial ?

Chaque année, l’URSSAF publie un barème couvrant la période allant du 1^er janvier au 31 décembre. D’autres critères sont pris en compte :

• la catégorie du véhicule (voiture, deux-roues dont la cylindrée ne dépasse pas 50 cm3, moto),
• sa puissance fiscale (7 CV au maximum) ;
• le nombre de kilomètres parcourus par journée travaillée ;
• le nombre de trajets mensuel.

Si un salarié porté effectue le trajet entre son domicile et son lieu de travail avec son vélo personnel (et non un vélo en libre-service), il a droit aux indemnités kilométriques sur la base de l’itinéraire le plus court. Chaque kilomètre parcouru à vélo est éligible à un remboursement de 0,25 €. Les frais kilométriques vélo s’obtiennent ainsi en multipliant ce montant par la distance parcourue aller-retour et par le nombre jours travaillés. Ces indemnités ne sont pas soumises aux cotisations à hauteur de 200 € par an.