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À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France devront pouvoir recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée et transmettre leurs données de e-reporting.
Cette nouvelle obligation ne s’applique pas seulement aux grands groupes, aux ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) et aux PME (Petites et Moyennes Entreprises) : la facturation électronique concerne également les consultants indépendants. L’entrée en application de cette réforme représente une nouvelle charge administrative pour les auto-entrepreneurs et les freelances, assortie de sanctions en cas de non-respect.
L’envoi d’une facture au format PDF ne suffit plus. Format structuré, choix de la plateforme, transmission des données et règles d’archivage : ITG fait le point sur la loi, les bonnes pratiques et les spécificités selon votre statut.
Ce que dit la loi sur la facturation électronique en 2026
Le calendrier de déploiement
La réforme de la facturation électronique s’applique progressivement selon la taille de l’entreprise.
- À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France devront être capables de recevoir des factures électroniques. Cette obligation de réception concerne donc les grandes entreprises, les ETI, les PME, les TPE (Très Petites Entreprises), les indépendants et les micro-entrepreneurs.
- L’obligation d’émission sera ensuite déployée en deux temps. Les grandes entreprises et les ETI devront émettre leurs factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.
- Les PME, les TPE et les micro-entreprises auront jusqu’au 1er septembre 2027 pour passer à l’émission électronique de leurs factures à destination de clients professionnels assujettis à la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée).
L’obligation de facturation électronique ne doit donc pas être négligée par les micro-entrepreneurs. Même en franchise en base de TVA, un freelance reste concerné par la réforme dès lors qu’il facture à d’autres entreprises. En revanche, les ventes et les prestations réalisées auprès de particuliers ne relèvent pas du même circuit de facturation, même si certaines données pourront être transmises à l’administration dans le cadre du e-reporting instauré par la réforme.
Les formats acceptés
Avec la réforme, une facture PDF envoyée par e-mail ne sera plus considérée comme une facture électronique conforme.
Seuls trois formats seront acceptés, y compris pour les consultants freelances : Factur-X, UBL et CII. Factur-X combine un fichier PDF lisible par l’humain et un fichier XML exploitable par les outils informatiques. UBL et CII sont quant à eux des formats XML structurés.
Les plateformes agréées
Les factures ne seront plus envoyées au client par un simple e-mail, mais devront transiter par une plateforme agréée par l’administration. Deux types d’outils sont à connaître : le PPF, ou Portail Public de Facturation, et les PDP, ou Plateformes de Dématérialisation Partenaires.
Le PPF est le service public chargé de centraliser les données transmises à la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Les PDP sont les plateformes utilisées par les entreprises pour l’émission, la réception, le contrôle et l’acheminement des factures électroniques. La liste des plateformes accréditées est publiée par la DGFiP et doit être vérifiée régulièrement, car seules les solutions agréées pourront assurer la conformité des échanges.
En tant qu’indépendant, le choix de la plateforme découle du volume de factures, de la nature de l’activité, du type de clients, du niveau d’accompagnement attendu et de la compatibilité avec l’outil comptable déjà utilisé.
Les obligations d’archivage
La réforme ne s’arrête pas à l’émission et à la réception des factures électroniques. Elles devront également être conservées dans des conditions garantissant leur intégrité, leur lisibilité et leur authenticité pendant 10 ans selon le Code du commerce, et 6 ans selon le droit fiscal.
L’archivage doit permettre de prouver que le document n’a pas été modifié, qu’il reste accessible et qu’il peut être présenté en cas de contrôle.
En tant qu’indépendant, vous devrez donc vérifier les garanties proposées par votre PDP et vous assurer que vos factures, vos données de reporting et vos justificatifs restent consultables pendant l’intégralité de la durée légale.
Les sanctions encourues
Le non-respect des obligations de facturation électronique entraîne des sanctions financières. En cas de facture non conforme, l’administration peut appliquer une amende de 50 € par facture, dans la limite de 15 000 € par année civile.
En cas d’omission ou de manquement à recourir à une plateforme agréée pour recevoir des factures électroniques, la loi indique que l’entreprise sera mise en demeure de se conformer à cette obligation dans un délai de trois mois. Si la mise en conformité n’a pas lieu, une amende de 500 € est prononcée et une nouvelle période de mise en demeure de trois mois s’applique. Si le manquement persiste, une amende de 1 000 € est appliquée tous les trois mois.
Si les obligations relatives à la transmission des données de transaction et de paiement à l’administration ne sont pas respectées, une amende de 500 € est appliquée. Là encore, le total des amendes ne peut être supérieur à 15 000 € par année civile.
Do’s and Don’ts pour le consultant indépendant soumis à la facturation électronique
| A faire | A éviter |
|---|---|
| Choisir une PDP agréée dès que possible. La liste officielle de la DGFiP permet d’identifier les plateformes agréées. | Attendre l’été 2026. L’inscription sur les plateformes sera soumise à des délais d’onboarding. |
| Vérifier que sa solution de facturation accepte Factur-X, UBL ou CII. | Confondre facture au format PDF et facture électronique. Un PDF joint à un e-mail ne répond pas à l’obligation de facturation électronique. |
| Mettre à jour ses CGV (Conditions Générales de Vente) et ses mentions légales (SIREN, TVA intracommunautaire). | Conserver d’anciens modèles de documents sans vérifier qu’ils contiennent toutes les mentions obligatoires. |
| Se renseigner sur les aides à la mise en conformité proposées par Bpifrance. | Supposer que la mise en conformité sera automatiquement prise en charge par son outil de facturation. |
| Prévoir un archivage fiable, durable et conforme pendant 10 ans. | Stocker ses factures uniquement dans un dossier local, sans garantie d’intégrité. |
| Comparer les solutions en fonction de son volume de factures, de ses clients et de son activité. | Choisir une plateforme gratuite ou seulement en fonction du prix, sans vérifier la compatibilité avec son logiciel de facturation et sa présence sur la liste de la DGFiP. |
Checklist de conformité pour la facturation électronique 2026
- Identifier son statut exact et sa date d’entrée en vigueur personnelle. [Urgent]
Une micro-entreprise et une ETI ne sont pas soumises au même calendrier d’application. Commencez par vérifier à quelle date exacte vos obligations de facturation électronique s’appliquent.
- Vérifier la compatibilité de son logiciel de facturation. [Urgent]
Votre outil doit pouvoir générer ou traiter des factures électroniques au bon format. Abby, Shine, Tiime : si vous utilisez un logiciel de facturation, vérifiez sa présence sur la liste établie par l’administration.
- Choisir et s’inscrire sur une PDP agréée. [Avant septembre 2026]
À compter du 1er septembre 2026, la PDP devient l’intermédiaire technique entre votre entreprise, vos clients et l’État. Elle informe l’administration de votre inscription pour vous mettre en conformité.
- Mettre à jour ses modèles de factures au format structuré. [Avant septembre 2026]
Les mentions obligatoires doivent être indiquées : numéro de facture, identité et SIREN du client, numéro de TVA si applicables, mention de franchise en base le cas échéant, description de la prestation, date, montant, conditions de paiement, catégorie de l’opération et adresse de livraison, si nécessaire.
- Configurer l’archivage légal des factures. [Avant septembre 2026]
Les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans. Il ne suffit pas de les enregistrer en PDF : l’intégrité du document électronique et sa disponibilité en cas de contrôle doivent être garanties.
- Former son équipe ou son comptable aux nouveaux formats. [À terme]
Si vous travaillez seul et collaborez avec un expert-comptable, il doit également maîtriser vos outils et votre plateforme.
- Si portage salarial : confirmer que la société de portage gère la conformité. [Déjà fait]
La facturation est entièrement gérée par la société de portage. Vous n’avez pas à choisir une PDP pour facturer votre client final ou à répondre aux obligations d’archivage : votre EPS (Entreprise de Portage Salarial) s’en charge.
Et en portage salarial ?
La facturation électronique fonctionne différemment en portage salarial. Le salarié porté n’émet pas lui-même la facture au client final. C’est la société de portage salarial qui conclut le contrat commercial avec l’entreprise cliente, facture la prestation, reçoit le règlement et transforme le chiffre d’affaires en salaire.
Le consultant conserve son autonomie : il prospecte ses clients, négocie sa mission, définit son TJM (Taux Journalier Moyen) et réalise la prestation.
En revanche, la gestion administrative et l’émission des factures sont entièrement prises en charge par la société de portage. Le consultant porté peut donc se concentrer sur ses missions, son expertise et le développement de son activité, sans risquer les erreurs de mise en conformité.
Cet avantage est crucial pour les consultants intervenant auprès de grands comptes. Ces clients attendent des factures conformes et un circuit de validation clair pour ne pas entraver leur mise en conformité à la réforme 2026 de la facturation électronique
La facturation électronique demande aux indépendants de choisir une plateforme agréée et de répondre aux obligations d’archivage et de e-reporting, sous peine de sanctions financières. En portage salarial, ces obligations sont entièrement déléguées à la société de portage, pour éviter toute complexité administrative.
