Externalisation entretien professionnel

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

Un entretien professionnel est une rencontre organisée de manière ponctuelle entre l’employeur et le salarié, indépendamment de la nature du contrat (CDD ou CDI) ou le temps de travail prévu pour ce dernier (temps plein ou temps partiel).
Une occasion d’accompagner le collaborateur dans ses perspectives d’évolution professionnelle. Durant l’entretien, l’employeur doit lui communiquer des informations relatives à ses qualifications et ses droits en matière de formations professionnelles :

• activation du CPF et éventuels soutiens financiers accordés par l’employeur,
• VAE (Validation des acquis professionnels),
• CEP (Conseil en évolution professionnelle).

L’entretien professionnel est ainsi programmé tous les 2 ans ou lors de la reprise du poste après certains congés, comme le congé de maternité, le congé parental d’éducation, l’arrêt maladie de plus de 6 mois, le congé de proche aidant, le congé sabbatique, etc.

Dans certaines entreprises, la périodicité de l’entretien professionnel est définie par un accord collectif.

Mais dans tous les cas, l’employeur est tenu de faire un état des lieux du parcours professionnel du salarié tous les 6 ans : action de formation suivie, les éléments de certification obtenus (après une formation ou une VAE), progression professionnelle ou salariale accordée par l’employeur au cours de cette période.

L’entretien professionnel doit être mené conformément aux réglementations en vigueur. Avec l’aide d’un expert RH externe, il sera plus facile de l’organiser et de le conduire.

À quoi sert l’entretien professionnel ?

En plus d’être une obligation légale pour l’employeur, l’entretien professionnel a pour objectif d’offrir un accompagnement personnalisé au salarié pour que celui-ci puisse mettre en œuvre ses projets d’évolution professionnelle.

L’externalisation de l’entretien professionnel permet donc d’alléger la charge de travail de la fonction RH de manière à ce qu’elle puisse concentrer ses efforts sur les autres missions du département.

Pourquoi avoir recours à l’externalisation des entretiens professionnels ?

Le recours à l’expertise d’un professionnel RH externe pour la réalisation des entretiens professionnels présente un certain nombre d’avantages pour une entreprise, et ce, quels que soient sa taille et les modes d’organisation interne.

Grâce à son expérience, le prestataire dispose des supports et outils adaptés qui lui permettent de mener les entretiens conformément aux exigences de la loi.

D’autre part, l’entreprise et l’équipe du RH bénéficient de l’accompagnement d’experts dans ce domaine durant le processus. D’ailleurs, les prestations incluent non seulement la préparation et la réalisation des entretiens, mais aussi la restitution des informations recueillies au cours des échanges.

Et comme les collaborateurs se sentent plus souvent à l’aise avec un tiers, ils sont enclins à parler plus ouvertement de leurs projets et aspirations, ce qui permet d’obtenir des résultats plus cohérents et plus probants.

Comment bien réussir l’externalisation des entretiens professionnels ?

La réussite de l’externalisation des entretiens professionnels dépend en particulier de ressources financières allouées à l’opération, mais aussi du temps de préparation.

En effet, il convient de bien définir ses attentes et objectifs avant de choisir le prestataire qui va être chargé de la mission. Cette étape consiste à clarifier les enjeux et perspectives de l’entreprise, de même que les attentes des collaborateurs.

La fonction RH et les managers doivent en outre participer à la planification des entretiens afin de limiter leur impact négatif sur la productivité des collaborateurs.

Enfin, après les entretiens, il importe d’accorder un intérêt particulier aux résultats des échanges avec les salariés, et d’établir avec l’aide des consultants un programme de formation permettant à chacun de construire un parcours professionnel en accord avec ses attentes et ses besoins en matière de développement de compétences.