Les salariés en fonction publique et ceux dans le secteur privé sont potentiellement amenés à prétendre à des frais professionnels. Ces derniers concernent notamment les frais de mission. D’une manière générale, ils sont versés par l’employeur avant que le salarié parte. Dans le cas contraire ou lors de dépenses excédentaires, le salarié peut demander à être remboursé.

Dans un contexte professionnel, un employé peut être sujet de déplacement. Dans ce cas, il a droit à des indemnités. Ces frais de mission couvrent toutes les dépenses du salarié pendant la durée de son travail. La plupart sont remboursables à son retour sous prétexte qu’il présente un élément qui justifie les frais existants.

Les entreprises classiques ainsi que les sociétés de portage offrent ces indemnités à leurs employés. Toutefois, les salariés portés peuvent également être indemnisés par leur client. Néanmoins, dans les deux cas, les surplus de dépenses seront versés par l’employeur après avoir effectué la procédure de remboursement.

Qu’est ce que les frais de missions ?

Les frais de mission désignent les dépenses d’un salarié lors de ses déplacements pour fonctions professionnelles. Ces frais couvrent notamment :

  • L’hébergement ;
  • Le transport ;
  • L’indemnité journalière.

L’employeur peut donner directement ces frais avant le départ du salarié. Pour le transport, les employés en fonction publique peuvent utiliser leur propre véhicule. Toutefois, ils doivent faire une demande auprès de leur responsable et souscrire à une assurance. En outre, son véhicule doit être économique et rapide pour éviter toute perte de temps.

L’employé aura également l’autorisation d’utiliser sa voiture personnelle si le véhicule commun de l’entreprise n’est pas disponible. Il en est de même s’il doit transporter des équipements fragiles.

Pour l’hébergement, le montant à rembourser :

  • S’élève à 60 euros par jour maximum pour une mission de 10 jours ;
  • Il monte à 54 euros par jour à compter du 11ème jour pour une fonction d’environ un mois ;
  • Le coût est de 48 euros journalier à partir du 31ème jour si la mission dure 60 jours ;
  • Au-delà de cela, l’employé doit se faire rembourser 36 euros par jour.

Quels frais sont remboursés par l’employeur ?

Il est possible de se faire rembourser :

  • Les voyages d’affaires et les repas ;
  • Les déjeuners personnels ;
  • Le transport ;
  • Le logement.

Les voyages d’affaires sont couverts par le per diem ou les frais de mission à l’étranger. Il est calculé par jour et la totalité est payée avant le départ. Quant au déjeuner, le remboursement est défini à 15,25 euros en fonction publique.

En outre, le versement de transport peut concerner les frais à part l’indemnité kilométrique déjà perçue. Les frais de stationnement, les déplacements de proximité ou longue distance peuvent être inclus. Un voyage de plus de 50 kilomètres ou nécessitant au minimum 1h30 de route est considéré comme un grand déplacement. Dans ce cas, le salarié a droit à environ 88 euros par jour en guise d’indemnité d’hébergement et de repas.

Pour les petits déplacements, l’employeur n’est pas obligé de payer les frais de logement du salarié. 18,80 euros sont exemptés de la cotisation sociale pour couvrir ses dépenses alimentaires. En outre, les prix des carburants, le péage ou l’entretien du véhicule sont également remboursables.

Qui est concerné par les frais de mission ?

Tout salarié accomplissant des déplacements dans le cadre professionnel a droit à des indemnités de mission. En effet, elles concernent à la fois la fonction publique et la fonction privée. La durée maximale d’une mission est d’un an. Dans ce cadre, le salarié peut être amené à travailler dans un milieu précis ou en se déplaçant fréquemment.

Les employés effectuant des missions intérimaires bénéficient également de ces frais. Autrement dit, il s’agit de ceux qui se déplacent pour accomplir une tâche transitionnelle ou pour occuper un poste temporaire. En plus des pièces justificatives, les salariés doivent avoir un ordre de mission pour pouvoir être payés en retour. Ce dernier désigne un document contenant le détail de la fonction attribuée à l’employé.

En outre, une note de frais doit être rédigée dès le retour de l’employé. Elle contient les détails des dépenses. Elle sera ensuite validée par un supérieur hiérarchique avant de passer en comptabilité.

Quels frais de mission en portage salarial ?

Les frais de mission sont inclus dans les frais professionnels. Les travailleurs indépendants, notamment en portage salarial bénéficient également de ces indemnités.

Quels sont les types de frais professionnels ?

Pour bénéficier des frais professionnels, l’employé doit aborder le sujet au début de la souscription en société de portage. Il existe deux types de frais vis-à-vis des clients.

  • Les frais non refacturables ;
  • Les frais refacturables.

Dans le premier cas, les clients ne considèrent pas les dépenses liées à la mission effectuée. Ils concernent les diverses charges comme les frais d’appels, les fournitures etc. Certains clients peuvent rembourser une part.

Quant aux frais refacturables, ils sont assumés par les clients via l’honoraire. Ils incluent le logement, le transport et le repas. Il est important de communiquer ce détail à la société de portage pour qu’elle l’intègre dans les documents. Le salarié est tenu au courant de toutes ces informations au moment de l’adhésion à la société.

Comment se faire rembourser ses frais de mission en portage salarial ?

Les frais professionnels d’un salarié sont calculés à partir de 4 charges, à savoir :

  • La gestion ;
  • Les sociales ;
  • Les activités ;
  • Les refacturés.

Ce sont les clients qui se chargent du remboursement des frais de mission en société de portage. Pour ce faire, le salarié doit justifier les dépenses auprès de ces derniers. La manière de restitution des frais aux employés dépend de la société de portage. Toutefois, les pièces justificatives sont toujours requises. Il en est de même pour la procédure de demande de remboursement.

 

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