Externaliser ou internaliser

Choisir entre l’externalisation et l’internalisation

Avantages et inconvénients de l’externalisation

Dans le cadre d’une externalisation, une tâche ou un projet est confié à un prestataire externe. Le principal avantage est de permettre à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier. Elle se décharge de multiples contraintes et des risques, dans la mesure où le partenaire prend en charge :

• le recrutement des opérateurs ;
• l’achat des équipements ;
• la gestion du personnel (formalités d’embauche, formation, paie, arrêts maladie, remplacements en cas d’absence, licenciement/démission…) ;
• l’entretien et la maintenance des matériels ;
• le respect des obligations légales ;
• les obligations comptables, légales, sociales, fiscales ;

Cette solution permet à l’entreprise de bénéficier des compétences d’une équipe de spécialistes et d’obtenir des prestations de qualité à moindre coût par rapport au recrutement d’un employé, voire d’une équipe, à temps plein. Outre la productivité et les économies, elle gagne en flexibilité puisqu’elle n’a pas à adapter ses effectifs suivant les fluctuations de l’activité (période de creux ou pics saisonniers).

Toutefois, l’externalisation s’accompagne parfois de problèmes de confidentialité et de sécurité. L’entreprise risque par ailleurs de perdre au moins partiellement son indépendance, surtout si les sous-traitants possédant l’expertise nécessaire pour accomplir la mission sont peu nombreux. Et malgré les conditions d’exécution de la mission fixées dans le contrat, elle n’a pas de véritable garantie concernant le respect de la confidentialité et la sécurité des informations.

De même, l’externalisation peut avoir un impact sur la relation client, parce que ses spécificités (identité) ne sont pas prises en compte. Par ailleurs, si le prestataire commet des erreurs, les clients peuvent les attribuer à la marque.

Ces deux inconvénients ont d’ailleurs poussé des entreprises à ré-internaliser certaines fonctions après quelques années.

Avantages et inconvénients de l’internalisation

Une activité attribuée aux salariés de l’entreprise est dite internalisée. Elle en garde ainsi le plein contrôle et la confidentialité des données sensibles de l’organisation est préservée. Par ailleurs, si elle utilise ses ressources (humaines, matérielles) existantes, c’est-à-dire sans embaucher de nouveaux collaborateurs ou effectuer des investissements supplémentaires, cette stratégie peut s’avérer plus rentable.

Toutefois, pour une nouvelle mission, former une personne en interne peut être chronophage, sans compter le risque d’erreur.

Externaliser ou internaliser, les critères de décision

Plusieurs facteurs sont à prendre en considération pour décider d’externaliser ou d’internaliser une tâche.

La durée de la mission

Pour un besoin ponctuel, urgent, un projet de courte durée, l’externalisation est idéale. Un consultant spécialisé est plus à même de mener la mission à bien dans les délais impartis. En comparaison, le recrutement d’un salarié peut prendre des semaines, et cette personne n’aura plus d’attribution une fois le projet bouclé.

La disponibilité des ressources en interne

La disponibilité de l’expertise et de l’expérience au sein des équipes en place est un facteur essentiel. Elle est particulièrement importante pour les TPE et PME sur les fonctions présentant un risque élevé comme la paie, la comptabilité. Faire appel à des professionnels possédant les compétences évite la Perte de temps et les erreurs, qui exposent l’organisation à des sanctions financières, voire engagent sa responsabilité et menacent sa survie. En outre, certaines activités requièrent des outils spécifiques, comme les logiciels de gestion de la comptabilité et de la paie. Outre l’achat, il faut en maîtriser les fonctionnalités, assurer la maintenance ainsi que les mises à jour.

Le coût

Pour des activités secondaires requérant des ressources importantes à faible valeur ajoutée, l’externalisation est plus rentable, grâce à des économies d’échelle. Le gain est d’autant plus important si l’acteur externe se trouve dans un pays où la main-d’œuvre est bon marché. Il est donc important d’évaluer le rapport entre le volume et le coût de la tâche.

La culture

Pour certains métiers stratégiques où la connaissance des process internes et la culture d’entreprise ont une forte influence, passer par un prestataire externe risque de s’avérer contre-productif.

Les alternatives intermédiaires

Elles consistent à s’adresser à un Centre de Services Partagés (CSP) ou à convenir d’un accord « mixte » entre internalisation et externalisation où le prestataire se charge de la formation, de l’assistance technique et des mises à niveau ou actualisations.