Freelance : définir et optimiser sa signature d’email

La signature de mail est un moyen rapide qui permet au freelance ou au travailleur en portage salarial de faire savoir exactement qui il est à son correspondant et disposer d’un espace de promotion très visible. Elle apparait au bas des e-mails en dessous d’une ligne continue ou de quelques tirets. C’est un outil professionnel plus impactant qu’on ne pourrait le penser et qui mérite une réflexion attentive.

5 conseils pour réussir vos mails professionnels Rédiger un mail est à la portée de tous mais favoriser un retour du client n'est pas toujours chose aisée alors voici nos recommandations pour professionnaliser toujours davantage vos mails.

Comment créer une signature de mail efficace ?

La signature de mail est un outil de communication très efficace, qui peut cependant se retourner contre son émetteur si elle est mal faite. Sa création est donc une tâche à prendre au sérieux.

Que doit-elle contenir ?

Les éléments clés sont :

• Le nom, le prénom
• la dénomination de l’entreprise ou la marque
• le titre/expertise de la personne
• son adresse électronique
• ses coordonnées téléphoniques et fax,
• son adresse physique,
• des liens vers le site de son entreprise,
• sa page Facebook ou les réseaux sociaux sur lesquels il est présent.

Si la signature n’est pas trop longue, on peut y glisser une phrase d’accroche indiquant les services proposés par l’entreprise, ses valeurs, son slogan, un lien vers son portfolio etc.

Le logo peut être le bienvenu, même si cela présente parfois un risque. Certaines boîtes mail n’ouvrent pas automatiquement les images, l’équilibre de la signature peut en être altéré.

Que faut-il éviter ?

La signature de mail a pour objectif d’accrocher le correspondant. Pour ce faire, elle doit respecter certains critères et être éviter les fantaisies. Voici ce qu’il faut éviter :

• Les couleurs en grand nombre
• Les changements multiples de police ou de casse
• Un trop grand nombre de lignes
• Un trop grand nombre d’icônes, de logos et de liens
• Un trop grand nombre de mentions légales
• Etc.

Comment créer la signature de manière pratique ?

Une technique toute simple permet d’entrer une signature différente pour chaque boîte mail. Dans une messagerie Orange, il suffit d’atteindre l’onglet « Modifier ma signature » dans la catégorie « Mes préférences ».

Sur Windows Mail, accédez à l’onglet « Signature » disponible dans « Outils » puis « Options ».

A La Poste, il suffit simplement d’accéder à « Mes préférences » pour réaliser et modifier votre outil de communication quand c’est nécessaire.

Enfin pour une boîte Gmail, la roue dentée à droite de la bande Gmail conduit vers les sections « Paramètres », « Général » puis « Signature ».

L’email pour optimiser sa relation client

L’email est un outil de communication très efficace qui permet au freelance de se rapprocher de ses clients. Au contraire des nombreux appels téléphoniques chronophages et parfois intrusifs, les emails permettent de faire passer des informations à ses cibles plus facilement, directement et efficacement.

Depuis le premier contact jusqu’au remerciement, le client éprouvera beaucoup de plaisir à lire des mails qui témoignent toute l’attention et l’intérêt que lui accorde son fournisseur. Il n’a aucune pression, il peut les lire au moment qui lui semble approprié.

De plus, les liens disponibles lui permettent de découvrir en images les services et les offres proposés.

L’email est un outil incontournable pour le professionnel en freelance ou en portage salarial. En l’utilisant, il communique mieux autour de son activité et se rend disponible pour ses clients. Pour en profiter et faciliter sa relation client, il faut surtout utiliser une signature attirante et facile à lire.