Comment s’organiser au quotidien quand on est consultant freelance ?

La gestion du temps est souvent la première contrainte dans la conduite d’un projet. Comment planifier son travail, ses tâches personnelles, ses rendez-vous pour ne pas manquer de les accomplir ou de les honorer ? Cette question a suscité depuis longtemps la création d’agendas classiques ou virtuels. Google a apporté sa solution via Google Agenda. Qu’en est-il ? Comment en profiter ? Comment le configurer pour en profiter pleinement ?

Configurer Google calendar

Il faut d’abord avoir un compte Google avant de pouvoir  accéder à l’interface agenda. Pour y ajouter un nouvel événement, il suffit de cliquer sur la page horaire souhaitée. Le nom de l’évènement pourra être saisi dans un encart qui apparaîtra.

Pour accéder aux options de l’événement, il faut cliquer sur le lien : « modifier les détails de l’événement ». On peut alors le décrire en détail et envoyer des invitations à d’autres personnes. Si celles-ci ont un agenda Google, l’évènement sera ajouté à leur planning.

Créer des calendriers par projet et les partager

L’avantage de Google Agenda c’est le partage et l’agrégation d’autres calendriers. On peut créer simultanément plusieurs agendas pour gérer ses affaires personnelles, ses activités professionnelles ou associatives. Cela permet de suivre le planning d’un partenaire ou d’une partie prenante à un projet (parfait pour les missions d’AMOA en portage salarial). Ainsi, cela se fait simplement en cliquant sur le bouton « créer » sous « Mes agendas » et en configurant le nouvel agenda qui apparait. Ce dernier se positionnera sous l’ancien, une fois configuré. On peut ainsi en créer autant qu’on le souhaite.

Avec Google Agenda, il est possible et très pratique de partager son agenda familial ou professionnel avec ses collègues, amis ou parents, d’accéder au leur et les imprimer. Pour ce faire, il faut :

• cliquer sur la petite flèche à droite de l’agenda qui doit être partagé
• cliquer sur « Partager cet agenda »
• saisir le mail des personnes avec lesquelles se fera le partage (elles doivent en avoir préalablement)
• choisir le mode de partage voulu (« Apporter des modifications et gérer le partage », « Apporter des modifications aux évènements », « Afficher le détail des évènements », « Afficher uniquement la disponibilité »)

Gérer ses tâches

Pour bénéficier de l’outil de gestion des tâches, il faudra d’abord transformer en anglais la version française de Google Agenda. Cela se fait avec les paramètres de l’application en ligne. Vous devez changer simplement la langue dans l’onglet général.

Les tâches sont affichées dans le volet droit du calendrier, elles y apparaissent dès qu’on les associe à une date. Vous pouvez cocher la case de la tâche pour la barrer sans la supprimer. L’utilisateur de cet outil est libre de qualifier un rendez-vous en évènement ou en tâche.

Créer des rappels par SMS

Pour recevoir des alertes directement sur son mobile via l’application Google Agenda, voici la démarche à suivre :

• cliquer sur « Paramètre » puis sur « Paramètre agenda » et vérifier le réglage horaire
• opter pour « configuration du mobile » et donner des informations sur le pays de résidence, son numéro de téléphone avant de cliquer sur « Envoyer le code de vérification »
• recopier le code de vérification reçu par SMS dans le champ prévu à cet effet et cliquer sur « Terminer la configuration »
• cliquer sur « Ajouter un rappel » pour tout événement qu’on créera et choisir l’option « SMS » en déterminant le temps de l’alerte avant le rendez-vous
• valider le tout par « Enregistrer »

Vous serez désormais alerté directement par SMS pour les événements contenus dans votre calendrier.

Application mobile

Google Agenda est disponible en application mobile, ainsi tous les calendriers créés, agrégés ou les autres taches seront toujours accessibles et mises à jour !