Quels process mettre en place pour votre activité de freelance ?

Vous souhaitez optimiser votre activité de freelance et gagner du temps sur certaines tâches ? Voici des exemples de process à mettre en place.

Les process sont des moyens efficaces d’optimiser son activité, d’automatiser certaines tâches afin de vous concentrer sur celles à forte valeur ajoutée ou encore de mieux gérer vos finances.

En cadrant et en notant vos process, vous pourrez développer plus rapidement votre micro-entreprise et démonter votre professionnalisme.

Optimiser la phase commerciale

L’accompagnement des prospects, de la prise de contact jusqu’à la conclusion de la vente, est indispensable pour développer votre micro-entreprise. Avoir un process structuré sera idéal pour maîtriser votre prospection ou vos rendez-vous clients.

Voici un exemple de process à mettre en place : 

• La prise de contact : contactez-vous directement le client ? Par quel canal ?Est-ce le client qui vous contacte ? Quel type de réponse et quel délai ?
• La découverte des besoins : se fait-elle par email ? Via un questionnaire ? Au téléphone ? Est-ce vous lui proposez un rendez-vous ? Établissez-vous un devis ou communiquez-vous vos tarifs ?
• L’argumentaire de vente : quels arguments viennent soutenir votre offre de freelance ? Quels sont vos délais de relance ? Quelle est l’étape post-signature ?

Une fois le devis signé, il est temps de démarrer le projet et de mettre en place un nouveau process :

• Les remerciements : cette étape du process consiste bien évidemment à remercier le client pour sa confiance, voire à lui proposer une offre de bienvenue.
• Le démarrage de la mission : vous devez établir le brief client, via un rendez-vous ou l’envoi d’un questionnaire.
• L’accompagnement : votre client doit s’adapter à votre process de travail, vous pouvez lui expliquer en amont puis l’inviter à vous rejoindre sur un outil de gestion de projet par exemple.

Optimiser la gestion de l’entreprise

Un autre point est tout aussi important que la gestion des clients : celui de la gestion administrative de l’entreprise. Même si les démarches administratives sont simplifiées, il y a toutefois quelques éléments prendre en considération : l’édition de factures, la déclaration du chiffre d’affaires et de la TVA, le paiement des cotisations, etc.

Certains outils permettent de gérer facilement votre micro-entreprise, toutefois il est possible de mettre en place quelques process administratifs pour les professionnels qui se lancent.

• Mettre en place un rappel pour les démarches administratives : vous devez savoir à quel moment déclarer votre chiffre d’affaires auprès de l’URSSAF, quand payer vos impôts mais aussi votre TVA si vous êtes assujetti.
• Avoir un template de facture : vos factures doivent être en conformité avec la loi (montant HT ou TTC des prestations, numéro de SIRET, adresse, nature de la prestation, etc.).
• Mettre en place un politique de relance : vous devez communiquer en amont à vos clients et faire figurer sur votre facture la date limite de paiement ainsi que les éventuelles majorations. Si vous avez la possibilité, essayez d’automatiser vos emails de relance.

Créer des process de mission

Selon la nature de votre activité, il y certaines tâches que vous pouvez faire entrer dans un process afin de gagner du temps dans vos missions.

Si vous êtes graphite, vous pouvez par exemple avoir un process type de création d’identité visuelle d’un client : logo, charte graphique, supports physique de communication (cartes de visite, plaquettes), supports virtuels (bannières réseaux sociaux, présentation PowerPoint, etc.).

Si vous êtes rédacteur freelance, vous pouvez mettre en place une charte et un planning éditorial vierges déclinables pour chaque client.

Enfin, vous pouvez aussi mettre en place vos process pour vous organiser, en choisissant les bons outils pour vous organiser (gestion de projet, agenda, etc.). Et surtout, essayez de travailler avec le moins d’outils possibles pour vous faciliter la vie !