Going Freelance #3: Chief Freelance Officer

Le Chief Freelance Officer : derrière ce terme se cache un nouveau métier apparu au fil de l’augmentation de la proportion d’indépendants dans les entreprises. Aujourd’hui les effectifs des entreprises ne sont plus composés uniquement de salariés à plein temps, mais d’une main d’œuvre hybride dont font partie les employés et les freelances. Le rôle des ressources humaines s’élargit et consiste maintenant à accueillir les talents au sein de l’organisation qu’ils soient freelances ou employés. Certaines entreprises en ont profité pour se réorganiser et créer ce nouveau rôle de CFO. (à ne pas confondre avec le Chief Financial Officer)

La nécessité de créer ce nouveau métier

Si les entreprises ont généralement du mal à travailler avec les freelances, c’est parce que les indépendants bousculent les structures établies, ils sont à cheval sur au moins trois départements bien distincts qui n’ont pas pour habitude de communiquer entre eux (achats, ressources humaines et équipes techniques). Plus l’entreprise est cloisonnée plus le bouleversement est grand.

Les freelances sont considérés comme des achats, dans certaines grandes entreprises, les recruteurs de freelances portent le titre “d’acheteur de prestation intellectuelles”. Le service achats a pour rôle de bien connaître le marché, d’identifier les fournisseurs et de passer commande en fonction des besoins des différents départements de l’entreprise. C’est également le service achats qui valide les conditions de contractualisation des fournisseurs, les délais de paiement, les conditions de livraison…

Or le service achats est censé passer commande auprès d’entreprises qui disposent d’un fond de trésorerie, d’un service comptable, d’un service juridique et dont la relation s’envisage à long terme, ce qui n’est pas le cas du freelance.

Il n’est pas acceptable pour un indépendant d’être payé à 45 jours, d’avoir à effectuer plusieurs relances pour enfin percevoir sa rémunération, de devoir jongler entre plusieurs interlocuteurs et de parfois avoir à remplir des documents de plusieurs pages pour être agréé en qualité de fournisseur.

Nous avons rencontré Patricia à Toronto qui a accompagné plusieurs grandes entreprises dans leur adaptation aux freelances lorsqu’elle était en poste chez WorkMarket. Elle nous a donné l’exemple d’un de ses clients dont les différents responsables des ressources humaines ne se sentaient pas concernés par les freelances, ils ne répondaient pas aux questions posées et les envoyaient vers les managers concernés. Par ailleurs les indépendants n’étaient pas conviés aux différents événements de l’entreprise.

Les freelances sont ensuite intégrés dans les différents départements de l’entreprise auprès de managers peu habitués et rarement formés à les gérer. De leur côté les freelances ne sont pas toujours à l’aise avec un management fondé davantage sur le présentéisme que sur la réalisation d’objectifs. Souvent le travail en remote est également un sujet épineux et la communication est difficile. Les difficultés de communication lors d’un projet sont pointées par tous les freelances que nous avons rencontrés. Ils mettent en avant la complexité de compréhension des attentes de l’entreprise, la multiplicité des interlocuteurs et le manque de brief clair.

Le principal obstacle vient de l’absence de processus clairement défini par l’entreprise dans la gestion des freelances. Chaque manager fait appel à des freelances au sein de son département sans suivre de règles précises, il va puiser dans son réseau personnel en cas de besoin. Difficile alors pour le service des ressources humaines de donner un chiffre exact du nombre de freelances qui travaillent pour l’entreprise, d’imaginer des processus d’accueil homogènes ou encore de penser la collaboration avec ces talents sur le plus long terme.

D’où la nécessité de créer un nouveau poste, le Chief Freelance Officer ; aussi nommé Global Talent Manager ou External Talent Manager, la mission restant la même.

Le rôle du Chief Freelance Officer

Le rôle du Chief Freelance Officer est de créer des processus et de donner un cadre permettant aux managers des différents services de l’entreprise de recourir aux freelances facilement. Les freelances bénéficieront alors tous du même accueil.

Les processus devant être définis par le CFO sont l’onboarding, l’offboarding, la communication durant la mission, les processus de recrutement et de paiement. Les plus grandes entreprises traitant avec des centaines de freelances peuvent avoir recours à un Freelance Management System (FMS), un logiciel permettant la gestion de toutes les étapes de la relation avec le freelance.

Il s’agit également de penser l’expérience freelance, de réfléchir aux interactions des freelances avec la culture de l’entreprise et de permettre aux indépendants de se sentir intégrés lors de leur mission dans l’entreprise.

Le rôle du CFO est dans un premier temps de conduire le changement de processus de l’entreprise, Il va communiquer auprès des différentes équipes sur la stratégie d’intégration des freelances et sur leur fonctionnement. Il va également pouvoir donner des indications pour faciliter le recrutement en définissant des grilles de TJM (Taux Journalier Moyen), apportant aux différents managers des informations sur les obligations de l’entreprise au quotidien.

Le Chief Freelance Officer va ensuite définir le bon degré d’interactions avec la culture d’entreprise dont va bénéficier le freelance lors de sa mission, définir les différents événements, formations auxquels le freelance peut participer.

Dans des structures plus petites, le Chief Freelance Officer recrute lui-même les freelances, c’est ce que nous avons vu chez IDEO à San Francisco. A force de faire de plus en plus appel aux freelances, un membre du département des ressources humaines s’est spécialisé dans le recrutement des indépendants et n’assure plus que cette fonction. Les différentes équipes techniques font remonter leurs besoins et la personne se charge d’identifier et d’intégrer les freelances.

Chez Deezer, Guillaume Grillat ne se considère pas comme un Chief Freelance Officer, son titre est Tech Community Ambassadeur, il s’occupe de recruter et de gérer des freelances aux profils techniques pour la licorne française.

Son rôle est tout d’abord de bien connaître le marché pour aider les managers dans la définition du profil qu’ils recherchent, notamment en leur indiquant les taux journaliers moyens en vigueur. Ensuite, il recherche plusieurs profils soit par l’intermédiaire de plateforme, de petits cabinets de recrutement ou sur LinkedIn. Au fil du temps il s’est constitué un réseau qu’il sollicite en fonction des besoins des équipes.

Guillaume coordonne ensuite le recrutement avec le manager du département dans lequel le freelance va travailler et avec les équipes juridiques.

Le premier jour de mission, Guillaume accueille le freelance, il s’assure qu’il a accès à toutes les informations nécessaires, lui présente les membres de l’équipe avec lesquels il va interagir et le projet sur lequel il va travailler. Il reste ensuite à la disposition du freelance pour répondre à toutes ses interrogations le temps de sa mission, il est son interlocuteur privilégié. En fin de mission, Guillaume se charge de recueillir les remarques du freelance sur son expérience chez Deezer, lui fait un retour sur sa prestation ainsi qu’une recommandation.

Pour résumer, le rôle de Chief Freelance Officer, appelé à se développer, nécessite une excellente connaissance du marché et un très bon relationnel car la communication, tant avec les freelances qu’avec les différents départements de l’entreprise, joue un rôle essentiel pour ce poste.

Allez suivre leurs aventures au travers d’articles sur leur blog et retrouvez également notre chronique mensuelle récapitulant leur avancée !!!

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