Freelance : 3 règles à suivre pour faire valider la fin d’un projet

La validation est une phase essentielle dans la gestion d’un projet, en particulier la validation finale qui confirme la conformité du travail réalisé avec le cahier de charges, condition sine qua non pour passer à la suite.

Voici 2 méthodes simples pour vous permettre, en tant que maître d’œuvre ou fournisseur, d’obtenir facilement une validation du maître d’ouvrage ou du client.

Le PV de réception

Le procès-verbal (PV)  de réception est un document qui atteste que le travail réalisé a respecté le cahier de charges établi au départ de la mission. Son établissement obéit à plusieurs exigences.

Une relation entre un client et un prestataire est basée sur un cahier de charges qui précise des détails de la demande : nature des livrables, spécifications techniques, contraintes et délais à prendre en compte.

Cette relation se termine lorsque le fournisseur livre ce qui était attendu et que le client reconnait la conformité de cette livraison au cahier de charges de départ. Cela se traduit par une procédure de réception, dont l’organisation et le déroulement sont généralement à l’initiative du client. Cette procédure passe par plusieurs étapes :

• La réception interne : Le client vérifie en interne la conformité du livrable (tests, recette, comparaisons…)
• La réception externe : Le client fait appel à des services externes pour tester la conformité.
• L’établissement du procès-verbal de réception : C’est la dernière étape qui constate la conformité du livrable et déclenche le paiement de la facture ou de son solde.

S’il y a un délai de garantie, il prend effet à la signature du PV de réception définitive.

Il peut exister des réserves : Le client doit alors en dresser la liste exhaustive. Les éléments de cette liste doivent avoir été présents dans le cahier des charges, les spécifications fonctionnelles ou les tickets de recette.
Toutes demandes ultérieures seront considérées comme de nouvelles demandes et donneront lieu à une nouvelle commande (sauf si elles entre dans le cadre de la garantie).

La construction du PV de réception est une chose simple si vous aviez, lors de la réponse à l’appel d’offre, lister et chiffrer toutes les exigences du client.

La réunion de livraison

Vous avez le devoir, en tant que freelance ou travailleur en portage salarial, d’organiser une réunion pour présenter la livraison. C’est une occasion pour lancer les opérations qui mèneront vers la signature du PV de réception. Et pourquoi pas lister les évolutions souhaitées ?

L’intérêt de la validation

Comme indiqué plus haut, le PV de réception permet de clôturer officiellement une mission et éviter d’éventuels conflits après celle-ci.

Dans certains cas, le client peut refuser de valider la mission et de signer le PV. Il ne faut donc pas hésiter à rendre compte régulièrement au chef de projet ou au responsable opérationnel pour lever les alertes au fur et à mesure. Leurs avis et solutions pourront vous aider à décanter la situation et à arriver à une situation d’accord au moment de la livraison finale.

Vous pourrez également proposer au client un comité de pilotage exceptionnel qui réunira le chef de projet client, le directeur de projet, le responsable du chef de projet client et vous-même.

Si, en dépit de vos efforts, le problème demeure, faites savoir au client dans un compte-rendu de réunion de suivi que vous avez identifié un point de désaccord entre lui et vous. Vous pourrez par exemple faire appel à la hiérarchie qui jouera le rôle d’arbitre entre vous.