La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une démarche obligatoire pour tout employeur. Elle prouve la légalité du recrutement. Il s’agit d’une procédure simplifiée pour l’entreprise. En effet, 6 formalités sont regroupées dans ce procédé. Quant au salarié, la DPAE ouvre les droits aux divers avantages sociaux. En cas de manquement à cette déclaration, les pénalités sont lourdes.
La DPAE permet à l’employeur de regrouper les diverses tâches administratives reliées à l’embauche d’un nouveau salarié. Elle concerne la plupart des entreprises dans tous les secteurs d’activité. Aussi, la nature de l’engagement du futur employé ainsi que la durée de son contrat ne sont pas pris en compte.
Cependant, il faut respecter le délai de 8 jours avant la prévision de prise de poste jusqu’au jour précédant cette date. Après la déclaration, il est du devoir de l’URSSAF de délivrer un accusé de réception contenant les résumés du courrier. Le salarié doit également avoir une copie de cette pièce justificative.

Qu’est-ce que la DPAE ?

La déclaration préalable à l’embauche est une des formalités obligatoires à laquelle l’entreprise doit se soumettre lors d’un recrutement. Elle est à remplir indépendamment de l’objet du contrat de travail ainsi que sa durée.

Pour l’employeur, la DPAE facilite les tâches administratives. En effet, elle permet d’effectuer, par le biais d’une seule action, les diverses déclarations sociales. Étant donné qu’elle est nominative, l’entreprise doit en remplir pour chaque salarié recruté.

Cette formalité souscrit le travailleur à l’immatriculation auprès du régime de Sécurité sociale. Ce dernier permet de profiter des avantages, telles que la caisse pour l’Assurance maladie, l’inscription pour les prévoyances et retraite complémentaire.

L’employeur, quant à lui, jouit des exonérations fiscales en rapport avec le recrutement. La DPAE le préserve également des éventuelles accusations de travail dissimulé. À partir de ce document, l’entreprise s’inscrit automatiquement au régime d’assurance chômage et celui de la Sécurité sociale.

Est-ce obligatoire d’établir une DPAE ?

La DPAE est obligatoire pour l’employeur. En effet, elle doit être achevée avant la prise de poste de son nouveau salarié. D’ailleurs, l’entreprise doit être en mesure de justifier que cette démarche a été effectuée lors des contrôles. Pour cela, un accusé de réception ou une copie de la déclaration est à préserver.

L’article L 1221-10 du Code du travail stipule que :

L’embauche d’un salarié ne peut intervenir qu’après déclaration nominative accomplie par l’employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet. 

Dans le cas où l’entreprise ne procèderait pas à la déclaration préalable à l’embauche, elle encoure de sévères pénalités. On peut citer, entre autres, le paiement d’une amende de 1 056 euros par salarié non attesté. Cependant, les volontaires, bénévoles, stagiaires et assistantes maternelles des particuliers ne sont pas concernés par cette démarche. 

Les sociétés de portage et la DPAE

Étant donné qu’un contrat de travail lie le salarié porté et son entreprise de portage salarial, la DPAE y est également obligatoire. Il appartient à cette dernière d’effectuer la déclaration sous peine de pénalité. En effet, tous les types de contrat, que ce soit à durée déterminée ou indéterminés sont concernés par cette formalité. Le portage salarial en fait également partie.

La DPAE est une démarche essentielle avant l’embauche d’un salarié. Il s’agit d’une étape à faire à l’endroit des organismes sociaux.

À quoi sert la DPAE ?

La nécessité principale de la déclaration préalable à l’embauche est l’ouverture des droits sociaux des employés. Cependant, un manquement à cette déclaration entraîne de lourdes sanctions pour l’entreprise.

La DPAE permet à l’employeur de bénéficier d’une couverture en cas d’accident de travail de son employé. Aussi, elle est requise en cas de contrôle afin d’éviter l’accusation de travail dissimulé. Sur le plan fiscal, cette étape cruciale permet à l’entreprise de profiter des exonérations.

6 formalités sont regroupées dans une DPAE, à savoir :

  • L’enregistrement de l’employé à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ;
  • L’inscription de l’entreprise pour le régime d’assurance chômage ;
  • La demande de visite médicale à l’embauche ;
  • La souscription auprès du régime général de la sécurité sociale ;
  • La demande d’adhérence à un organisme de santé au travail ;
  • Le préétablissementde la déclaration annuelle de données sociales (DADS).

Qui est concerné par la DPAE ?

Tous les employeurs sont tenus de procéder à la DPAE pour ses salariés. Ils ne doivent pas prendre en compte les modalités ni la durée des contrats.

L’entreprise doit procéder à la déclaration préalable à l’embauche 8 jours avant la prise de poste du nouveau travailleur. Au plus tard, cette étape est à effectuer une heure avant le début du contrat effectif.

Il est possible d’y procéder par le moyen d’une lettre recommandée, par fax ou via un appel téléphonique. Ces démarches sont les plus rapides et elles sont justifiables à partir d’un accusé de réception fournit par l’organisme. Cependant, cette déclaration peut être sous-traitée. C’est le cas pour les TPE et les PME, elles font souvent appel à leur comptable pour procéder à cette étape. Ou bien, elles contactent une agence en ligne spécialisée dans la gestion de contrat d’intérim.

Toutefois, la DPAE ne concerne pas :

  • Les particuliers employeurs ;
  • Les stagiaires ;
  • Les adhérents du titre emploi service entreprise (TESE),titre firme étrangère (TFE) ou chèque emploi associatif (CEA) : la DPAE en fait déjà partie ;
  • Les employeurs qui ont fait appel à une agence de recrutement pour l’embauchage de son travailleur.

La déclaration préalable à l’embauche doit obligatoirement comprendre l’identité de l’entreprise, en détails, et celle du salarié.

Quand et comment établir une DPAE ? A qui envoyer la DPAE ?

L’employeur a le choix entre le courrier physique et l’Internet pour la déclaration préalable à l’embauche de son employé. Le second est conseillé étant donné que c’est plus rapide. D’ailleurs, deux différents sites sont disponibles pour y avoir accès :

  • Le site de l’URSSAF ;
  • Net-entreprises.

En effet, la DPAE doit être faite avant la prise de fonction du salarié, au plus tôt. Le délai est de 8 jours avant la date de début du contrat.

Il est à rappeler que cette procédure est inévitable quel que soit le contrat du travailleur. Elle est à adresser à l’URSSAF de la juridiction territoriale. Cette dernière s’occupe de la transmettre aux autres institutions comme la DDTEFP, la MSA, la CRAM, Insee ou Pôle emploi.

Le destinataire de la DPAE envoie l’accusé de réception dans les 5 jours suivant le dépôt du dossier. Il s’agit d’un volet qui doit également être remis au salarié.

Quel est le contenu d’une DPAE ?

Afin d’être en règle, la déclaration préalable à l’embauche doit contenir les informations ci-dessous.

Pour le salarié :

  • L’identité civile : le nom et les prénoms, la date et le lieu de naissance, le sexe ;
  • Les conditions du contrat : la durée de l’essai, la durée du contrat et sa nature, le début du contrat ;
  • Le numéro de Sécurité sociale.

Pour l’entreprise :

  • La dénomination sociale et l’adresse ;
  • Le numéro de SIRET ;
  • Le code APE ;
  • Les coordonnées de la médecine de travail s’il y en a ;
  • La date prévue pour la prise de poste du salarié et l’heure ;
  • Les informations sur le contrat du futur employé, notamment son identité civile, sadurée et celle de l’essai, la nature.

Quelles sanctions en cas d’absence d’une DPAE ?

En cas d’omission de la DPAE constatée par l’URSSAF lors de leur contrôle, de lourdes sanctions attendent l’employeur. Il est important de respecter le délai de 8 jours avant la date prévisionnelle d’embauche jusqu’à la veille de celle-ci pour effectuer la déclaration.

Il est à noter que l’absence de pièce justificative de DPAE peut être sanctionnée. C’est également le cas si l’employer ne remet pas l’accusé de réception au salarié concerné.

Le travail dissimulé est le plus tragique des accusations en cette situation, surtout s’il s’agit d’une intention volontaire. Ce délit de travail entraîne le paiement d’une amende de 45 000 à 225 000 euros et de 3 ans d’emprisonnement.

Le redressement judiciaire est encouru. L’entreprise dispose de 1 mois pour être en règle vis-à-vis de son dû additionné des majorations de retard. 

Aussi, il est possible que l’employeur reçoive l’interdiction des droits civiques ou celle d’exercer.

 

 

 

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