Le portage administratif : Définition & Fonctionnement

Le portage administratif est un service de portage idéal pour les entreprises désireuses de faire appel à des experts extérieurs pour réaliser des prestations intellectuelles. Cette formule facilite la gestion des prestataires pour des missions ponctuelles. Ce guide présente le fonctionnement, le coût et les avantages de cette solution de gestion externalisée des prestataires de l’entreprise.

Portage administratif : définition

Le portage administratif est une solution pour les entrepreneurs individuels qui ne souhaitent pas devenir des salariés portés classiques, tout en ayant un partenaire externe pour la facturation de leurs clients. Ils continuent à exercer leur activité sous le statut juridique de leur choix (micro-entreprise, EURL ou SASU), mais s’appuient sur la société de portage uniquement pour la facturation et la gestion comptable. En conséquence, à l’inverse du salarié porté, ils ne perçoivent pas un salaire, mais des honoraires.

Les entreprises recourent au portage administratif (ou « portage commercial ») pour des missions ponctuelles et/ou de courte durée nécessitant des compétences très spécialisées. Ne disposant pas de l’expertise requise en interne, elles doivent passer par des freelances ou des petites entreprises. Au lieu de sous-traiter directement avec le prestataire, elles confient à une société de portage le soin de faire le lien avec ce dernier, contractualiser la relation, gérer la facturation, ainsi que les autres démarches administratives.

Comment fonctionne le portage administratif ?

La première étape pour l’entreprise qui envisage le portage administratif consiste à définir les contours de la mission et l’identification du prestataire. Les deux parties s’accordent sur l’objet et durée de leur collaboration, les conditions de son exécution, le lieu de travail (dans les locaux du client ou à distance), le tarif. L’entreprise cliente et la société de portage administratif signent un contrat de prestation de services.

Cette dernière vérifie et valide l’ensemble des documents nécessaires, entre autres une attestation de souscription d’une assurance responsabilité civile professionnelle par le consultant, ainsi qu’un document prouvant qu’il est à jour dans le paiement de ses cotisations sociales. Enfin, elle signe un bon de commande avec l’intervenant (qui remplace la convention de portage et du contrat de travail du portage salarial classique). Tout au long de la mission, les échanges se font directement entre le freelance ou l’entreprise prestataire et le client.

À la fin, le consultant remet son compte-rendu d’activité à la société de portage administratif en précisant le nombre d’heures ou de journées réellement réalisées. Celle-ci établit la facture de prestation à l’intention du client en se basant sur le tarif horaire ou journalier convenu, et en appliquant obligatoirement la TVA, même dans le cas du micro-entrepreneur, qui en est exempté. Elle y ajoute les éventuels frais de mission que l’entreprise cliente s’est engagée à prendre en charge. Elle encaisse ensuite le paiement, déduit ses frais de gestion et règle les honoraires de l’intervenant.

Quels sont les avantages du portage administratif ?

Pour l’entreprise cliente, la gestion externalisée des prestataires externes présente divers avantages.

Rationalisation du référencement et de la gestion des fournisseurs

Dans les grandes entreprises qui font appel à de nombreux freelances, référencer individuellement chacun d’entre eux est un exercice complexe, à la fois chronophage et onéreux. En conséquence, seuls les partenaires d’une certaine envergure sont référencés. Pour les autres, le recours au portage administratif se présente comme une solution pertinente, puisque l’entreprise traite uniquement avec la société de portage.

Économies sur les coûts d’intermédiation

Avec un interlocuteur unique, l’entreprise diminue ses coûts d’intermédiation. En outre, leur montant est défini et formalisé à l’avance, évitant de mauvaises surprises en fin de prestation.

Sécurité juridique accrue

La société de portage a la responsabilité de vérifier l’intégralité des documents requis pour garantir la conformité légale de chaque prestation. Le client est couvert par une assurance RCP (responsabilité civile professionnelle). Par ailleurs, l’intermédiation d’une société de portage offre une protection à l’entreprise contre la requalification de contrat.

Combien coûte le portage administratif ?

Le coût du portage administratif pour l’entreprise cliente correspond aux frais de gestion prélevés par la société de portage. Le taux applicable varie entre 3 % et 10 % du montant TTC de la facture adressée au client final. Cela signifie que la TVA de 20 % doit être prise en compte dans le calcul avant d’être reversée à l’État.

Le micro-entrepreneur exonéré de TVA et qui passe par une société de portage constitue un cas particulier. Celle-ci réclame toujours un montant TTC au client final et restitue l’intégralité de la TVA au Trésor public. En revanche, sa commission est définie sur la base du montant hors taxes facturé au client.