L’entreprise est tenue de régler les indemnités et les primes dues au salarié au moment de son départ. Et ce, quelle qu’en soit la cause de la fin du contrat. Le résultat de ces sommes combinées représente le solde de tout compte. Les compensations versées et leur montant dépendent de la nature du contrat et de la situation à l’origine du départ. 

Le calcul solde de tout compte est une procédure que tout professionnel doit connaître, employé ou employeur. La somme remise représente en effet une obligation pour l’embaucheur, et une erreur peut entraîner un litige avec le salarié. Il s’agit d’un droit du point de vue de l’employé, et la loi l’autorise à demander le versement d’une somme exacte. 

Le calcul et les procédures qui accompagnent le paiement sont loin d’être complexes. Il faut néanmoins que le montant versé regroupe toutes les sommes dues par l’employeur. Le document remis par la même occasion doit aussi comporter des informations exhaustives. Tout est expliqué dans cet article pour y voir plus clair. 

Qu’est-ce qu’un solde tout compte ?

Le solde de tout compte désigne un document remis au salarié par son employeur au moment où il quitte son entreprise. Cette démarche fait partie des obligations de l’embaucheur quel que soit le motif du départ. Cela peut être un licenciement, une démission ou une rupture conventionnelle. Cette réglementation s’impose également lorsque le contrat est de courte ou de longue durée, à durée déterminée ou indéterminée.

Un départ à la retraite ou la fin d’un CDD conduit ainsi à l’établissement du solde de tout compte. Le non-respect de cette disposition expose l’employeur à des sanctions.

Ce document permet de faire un inventaire des montants versés au salarié par son employeur. Cela comprend les rémunérations, les indemnités et les primes de départ. Il doit être remis le jour marquant la fin du contrat, par voie postale ou en main propre. Il faut alors opter pour un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le solde de tout compte doit être établi en deux exemplaires, dont l’un remis à l’employé. Son édition est prévue par l’article L 1234-20 alinéa 1 du Code du travail. D’autres documents doivent également l’accompagner, notamment :

  • L’attestation Pôle emploi, utile pour valoriser les droits du salarié. Un exemplaire doit d’ailleurs être transféré à l’entreprise ;
  • Le certificat de travail qui précise la date d’entrée et de sortie du salarié de l’entreprise. Il faut également renseigner la nature de l’emploi ou des différentes fonctions occupées avec les périodes d’exercice ;
  • Un récapitulatif des sommes et des valeurs mobilières qui ont été transférées ou classées en vue de l’épargne salariale.

Le solde de tout compte doit être établi suivant un formalisme précis pour qu’il ait une valeur juridique. Il est nécessaire qu’il comporte des informations détaillées et précises sur les sommes versées par l’employeur. Les mentions généralisées ne sont pas admises du point de vue légal. En cas d’oubli, seules les sommes renseignées ont un effet libératoire sur l’employeur. Le salarié est en droit de réclamer les montants restants bien qu’il ait approuvé le document qui lui a été remis.

Le document doit aussi porter la mention « Pour solde de compte » que le salarié écrira à la main. La paraphe ne constitue pas une obligation. S’il le signe, le salarié a 6 mois pour réfuter le solde de tout compte. Il dispose de 3 ans afin de mener cette action en l’absence d’une signature.

Il est possible d’émettre des réserves en écrivant « sous réserve de mes droits » sur le solde de tout compte. Dans ce cas, l’employeur ne bénéficie d’aucun effet libératoire et le salarié a 3 ans pour le réfuter.

L’établissement de ce document est particulièrement utile pour l’employeur afin d’obtenir cet effet libératoire. Sans lui, le salarié peut contester le montant de la somme qui lui a été versée pendant 3 ans. Cette durée est réduite à 6 mois si ce document est établi.

Comment calculer le solde de tout compte ?

Le calcul varie selon le motif de départ du salarié et le type de contrat qui le lie à l’entreprise employeur.

Pour un CDI

Pour un salarié en CDI, il faut d’abord distinguer le temps de travail normal du temps de travail effectué. Le montant de la rémunération versé par l’employeur est ensuite obtenu avec la formule suivante :

Rémunération = (salaire mensuel/temps de travail normal) x temps de travail effectué.

À cette rémunération, il faut ajouter :

  • Les primes annuelles ;
  • L’indemnité compensatrice de préavis ;
  • Les indemnités compensatrices de congés payés.

L’étendue des compensations versées varie selon le motif de la rupture du contrat.

Pour un CDD

La même formule que précédemment est utilisée pour déterminer la rémunération. Celle-ci sera complétée par une indemnité de précarité. La formule pour la calculer est la suivante :

Indemnité de précarité = (somme des salaires bruts + indemnité des congés payés) x 10 %

Le solde de tout compte pour un contrat de professionnalisation

Les salariés en contrat de professionnalisation n’ont pas accès aux indemnités de précarité. Ils peuvent obtenir les congés payés et les RTT selon que l’entreprise soit du secteur public ou privé. Dans ce cas, il faut uniquement tenir compte du temps de travail effectué au cours du mois de départ.

La formule pour calculer la somme à verser sera comme suit :

(salaire mensuel/temps normal de travail) x temps réel effectué.

En cas de licenciement

Un salarié licencié peut obtenir des indemnités de préavis pour licenciement sans cause réelle ou pour licenciement nul. Il ne recevra aucune de ces compensations s’il a commis une faute. Le cumul de ces différentes indemnisations est en revanche possible si aucun manquement n’a été relevé.

En cas de démission

Le solde de tout compte d’un salarié démissionnaire comprend :

  • Le salaire du temps travaillé pour le mois du départ ;
  • L’indemnité compensatrice pour les congés payés.

Une indemnité compensatrice de préavis est versée dans certains cas. Il arrive aussi que le salarié ait accès à une indemnité pour la complémentaire santé ou à l’épargne salariale. Il ne peut en revanche bénéficier d’aucune compensation pour son ancienneté au sein de l’entreprise.

En cas de rupture conventionnelle

Le versement de l’indemnité de rupture est obligatoire dans ce cas, indépendamment de l’ancienneté du salarié. Le montant ne doit pas être inférieur à celui de l’indemnité de licenciement. Concrètement, il équivaut à 1/4 de mois de rémunération pour chaque année d’ancienneté pour les dix premières années. Il passe à 1/3 de mois de salaire dès la onzième année.

Les congés payés

La compensation concerne les jours de congés qui n’ont pas été pris. Elle est équivalente à 10 % du salaire brut total perçu pendant la période de référence. Elle peut aussi correspondre à la rémunération qu’il aurait perçue si l’employé était resté au sein de l’entreprise.

En cas de rupture de contrat, il est possible de tester ses compétences en tant que consultant indépendant grâce au portage salarial.

En effet, ce statut alternatif permet d’allier la liberté d’entreprendre à la sécurité du salariat. En optant pour ce statut, les consultant peuvent se concentrer sur leur cœur de métier tout en bénéficiant des conseils avisés de la société de portage salarial.

Il est également possible de faire une simulation portage salarial pour connaître de manière transparente, la rémunération en portage salarial.

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